Aydınlatma yükümlülüğüne ilişkin incelemelerde veri sorumlusunun karşılaştığı temel güçlük, metnin varlığını değil, ilgili kişiye veri işleme faaliyetinden önce ve anlaşılır biçimde sunulduğunu gösterebilmektir. KVKK ve 6698 sayılı Kanun çerçevesinde idari para cezasına giden süreçte ispat yükünün nerede durduğunu bilmek, savunmanın tamamını belirler.
Aydınlatmanın Yapıldığını Kim Gösterir
Uygulamada veri sorumlusu, aydınlatmanın yapıldığını ispatla yükümlü taraftır. Bu nedenle aydınlatma metninin sitede bir yerde bulunuyor olması tek başına yeterli sayılmaz; hangi kanaldan, hangi anda ve hangi sürümün gösterildiğinin izlenebilir olması gerekir. Çağrı merkezi, fiziki şube ve mobil uygulama gibi farklı kanallarda aynı faaliyet için farklı metinlerin kullanılması, incelemede tutarsızlık olarak değerlendirilebilir.
Teknik Kayıtlarla Delil Üretmek
- Aydınlatma metninin sürüm geçmişi ve her sürümün yürürlük tarihini gösteren kayıt.
- Metnin gösterildiği ekranın o tarihteki hâlini belgeleyen arşiv görüntüsü.
- Onay ile aydınlatmanın ayrıştırıldığını gösteren arayüz tasarımı kanıtı; açık rıza ile aydınlatmanın birbirine karıştırılması sık rastlanan bir eksikliktir.
- Veri envanteri ve işleme faaliyet kayıtlarının aydınlatma metniyle örtüştüğünü gösteren karşılaştırma tablosu.
- Çalışan ve tedarikçi bilgilendirmelerine ilişkin imza veya sistem kayıtları.
Şikâyet Öncesi Veri Sorumlusuna Başvuru Basamağı
İlgili kişinin doğrudan Kurula şikâyette bulunması, çoğu durumda başvurunun usulden değerlendirilmemesine yol açar. Kural olarak önce veri sorumlusuna başvurulması, cevap verilmemesi veya cevabın yetersiz kalması hâlinde şikâyet yoluna gidilmesi beklenir. Veri sorumlusu tarafında ise gelen başvuruya süresinde ve kayda geçen bir kanaldan cevap verilmemesi, sonraki aşamada aleyhe yorumlanan bir eksiklik hâline gelir.
Cezaya İtirazda Yargı Yolunu Kontrol Etmek
İdari para cezasına karşı hangi yargı kolunun görevli olduğu mevzuat değişiklikleriyle güncellenmiştir. Bu nedenle itiraz öncesinde tebliğ edilen karar metnindeki başvuru yolu ve süre bildirimi ile yürürlükteki düzenleme birlikte okunmalıdır. Görevsiz mercie yapılan itiraz, dosyanın esasına hiç girilmeden sonuçlanabilir ve bu sırada başvuru süresi işlemeye devam eder. Tebligatın hangi adrese, hangi tarihte ulaştığı da ayrıca kayıt altına alınmalıdır.
Savunma Dosyasını Kurmanın Sırası
- İnceleme konusu faaliyeti ve bu faaliyete ilişkin hukuki sebebi tek bir cümlede tanımlayın.
- O faaliyetle ilgili aydınlatma metninin ilgili tarihteki sürümünü dosyaya koyun.
- Metnin ilgili kişiye ulaştığını gösteren teknik kaydı ekleyin.
- Varsa 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik kaldırma taleplerini ayrı bir başlıkta ele alın; iki süreç birbirinin yerine geçmez.
- Eksiklik varsa giderilme tarihini ve alınan önlemi belgeleyin.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır. Her inceleme kendi teknik altyapısı ve yazışma geçmişi içinde değerlendirildiğinden, somut dosyanız için hukuki destek almanız önerilir.