Kişisel veri mevzuatında denetim, çoğunlukla "ne yaptınız" sorusundan çok "yaptığınızı nasıl belgeliyorsunuz" sorusu üzerinden yürür. 6698 sayılı KVKK kapsamındaki kayıt yükümlülüğü ile yurt dışına aktarım rejimi, veri sorumlusundan sürekli güncellenen bir ispat dosyası tutmasını bekler. İnternet ortamındaki içerik ve yer sağlayıcı yükümlülükleri bakımından 5651 sayılı Kanun da bu dosyanın bir parçası hâline gelir.
VERBİS Kaydı Bir Beyandır, Sonuç Doğurur
Sicile yapılan bildirim, kurumun ileride yapacağı incelemede karşılaştırma ölçütü olarak kullanılır. Beyan edilen veri kategorileri, saklama süreleri ve aktarım bilgileri ile fiilî işleme faaliyeti arasındaki fark, tek başına tartışma konusu olabilir. Bu nedenle kayıt güncellemeleri sürüm notu tutularak izlenmeli; hangi tarihte hangi alanın neden değiştiği kısa gerekçeyle kayda geçirilmelidir.
Yurt Dışına Aktarımda Hangi Belge Neyi Kanıtlar?
- Aktarımın hukuki dayanağını gösteren açıklama ve iç değerlendirme notu
- Aktarım yapılan tarafla imzalanan sözleşme ve ekleri
- Aydınlatma metinlerinin aktarımı kapsayan sürümleri ve yayım tarihleri
- Teknik ve idari tedbirleri gösteren sistem kayıtları, erişim yetki matrisi
- Kurula yapılan bildirim veya izin başvurularına ilişkin yazışmalar
Bu belgelerin tarihleri, aktarımın fiilen başladığı tarihten önce olmalıdır; sonradan üretilmiş izlenimi veren evrak, savunmanın gücünü azaltır.
İlgili Kişi Başvurusunda Sıra Kuralı
Veri sahibi doğrudan Kurul'a başvurduğunda, kanunun öngördüğü ön aşamanın atlanmış olması nedeniyle talep şekil yönünden karşılık bulmayabilir. Kural olarak önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılır; verilen cevap veya cevapsız kalan süre sonrasında şikâyet yolu açılır. Veri sorumlusu tarafında ise gelen başvuruların kayıt altına alındığı, cevap tarihlerinin izlendiği bir defter tutulması, sonraki savunmanın omurgasını oluşturur.
İdari Yaptırıma İtirazda Merci Sorusu
Kurul tarafından uygulanan idari para cezalarına karşı gidilecek yol ve süre, mevzuattaki değişikliklere bağlı olarak farklılık gösterebilmektedir. Bu nedenle itiraz yolu, tahminle değil, tebliğ edilen karar metninde gösterilen başvuru bilgisi ve yürürlükteki güncel düzenleme esas alınarak belirlenmelidir. Yanlış mercie yapılan itirazda geçen zaman, çoğu durumda telafi edilemez.
Bilgilendirme
Yukarıdaki açıklamalar genel niteliktedir; işleme faaliyetinin kapsamı ve aktarımın yapısı yükümlülükleri değiştirir. Uyum dosyanızı oluştururken hukuki destek almanız önerilir.