VERBİS kaydı, 6698 sayılı KVKK kapsamındaki bir veri sorumlusunun dışarıdan görülebilen ilk yükümlülüğüdür. Kaydın hiç yapılmamış olması, irtibat kişisinin güncellenmemesi ya da sicile bildirilen envanterin fiilen yürütülen işleme faaliyetiyle örtüşmemesi, çoğu zaman bir ilgili kişinin başvurusuyla gün yüzüne çıkar. Bu rehber, VERBİS eksenli uyuşmazlıkta hangi kapının hangi sırayla çalınacağını ve dosyanın baştan yanlış mercie taşınmasının nasıl önleneceğini ele alıyor.
Şikâyetten Önceki Zorunlu Durak: Veri Sorumlusuna Başvuru
KVKK sisteminde Kurula şikâyet doğrudan başlatılabilen bir yol değildir. İlgili kişinin önce veri sorumlusuna başvurması, cevabı beklemesi veya cevapsızlığın gerçekleşmesini beklemesi gerekir. VERBİS kaydındaki irtibat bilgisi burada işlevseldir: başvuru, sicile bildirilen adres ve kanallara yöneltildiğinde tarafıma ulaşmadı savunması zayıflar. Başvurunun tarihi, gönderim biçimi ve teslim kaydı, bir sonraki aşamanın süre hesabını kuran belgelerdir.
Şikâyet Dosyasında Gösterilmesi Gereken Dört Unsur
- Veri sorumlusunun kimliği ve sicilde kaydının bulunup bulunmadığı
- Başvuru tarihi ile verilen cevabın içeriği veya cevapsızlığın tespiti
- İşleme faaliyetinin hangi noktada bildirilen envanterle çeliştiği
- Talebin ölçülebilir karşılığı: silme, yok etme, anonimleştirme ya da aktarımın durdurulması
Yanlış Mercie Başvurunun En Sık Görülen Üç Biçimi
Birincisi, kaydı bulunmayan bir işletme için doğrudan mahkemeye gidilip idari yaptırım beklenmesidir; oysa idari para cezasına hükmetme yetkisi Kuruldadır, mahkeme bu yetkiyi kullanmaz. İkincisi, yayındaki bir içeriğin kaldırılmasının 5651 sayılı Kanun yolundan yürütülmesi gerektiği hâllerde her talebin KVKK başlığı altında toplanmasıdır. Üçüncüsü, çalışan verilerine ilişkin şikâyetlerin bütünüyle iş yargısına taşınmasıdır; sicil ve bildirim yükümlülüğünün ihlali başlı başına idari denetim konusudur.
Karar Elinize Ulaştığında: İtiraz Yolunu Doğru Kurmak
Kurul kararı aleyhinize sonuçlandığında izlenecek yol, kararın hukuki niteliğine göre değişir. İdari para cezasına karşı gidilecek merci ile ilgili kişinin talebini reddeden karara karşı açılacak iptal davasının mercii aynı değildir. Bu nedenle karar tebliğ edilir edilmez önce kararın türü belirlenmeli, ardından dilekçe kurulmalıdır. Süre tebliğ tarihinden işlediği için tebligat zarfı ve elektronik tebligat kaydı saklanmalı, kararın altındaki başvuru yolu ve süre bildirimi esas alınmalıdır.
Buradaki açıklamalar genel niteliktedir. Her VERBİS dosyasının envanteri, işleme amaçları ve tebligat geçmişi farklıdır; kayıt yükümlülüğü kapsamına girilip girilmediği bile somut ölçütlere bağlıdır. Adım atmadan önce dosyanız özelinde hukuki görüş almanız yerinde olur.