Aydınlatma metni çoğu kurumda web sitesine bir kez konulup unutulan bir belge olarak görülür. Oysa idari yaptırım dosyalarının önemli bir kısmı, metnin varlığı değil içeriğinin fiilî veri işleme faaliyetiyle örtüşmemesi nedeniyle açılır. Bu rehber, aydınlatma yükümlülüğü kaynaklı süreçlerde başvuru sırasını ve merci hatasından doğan riski ele alıyor.
Şikâyetin zorunlu ilk basamağı: veri sorumlusuna başvuru
6698 sayılı Kanun düzeninde ilgili kişi, doğrudan Kurula şikâyette bulunamaz. Önce veri sorumlusuna yazılı olarak başvurulması, veri sorumlusunun kanunda öngörülen süre içinde cevap vermesi beklenir. Cevap verilmez veya cevap yetersiz bulunursa, bu andan itibaren işleyen süre içinde Kurula şikâyet yolu açılır. Bu basamak atlanarak yapılan şikâyetler usul yönünden işleme alınmaz ve ilgili kişi zaman kaybeder. Veri sorumlusu açısından ise bu basamak bir savunma fırsatıdır: süresinde ve kapsamlı verilen cevap, çoğu dosyanın Kurul aşamasına hiç gelmemesini sağlar.
Başvuru dilekçesinde bulunması gerekenler
- Başvuranın kimliğini doğrulamaya yarayan bilgiler
- Hangi veri işleme faaliyetinin şikâyet konusu edildiği
- Aydınlatmanın hangi anda ve hangi kanalla yapılmadığı iddiası
- Talebin ne olduğu: bilgi verilmesi, düzeltme, silme veya işlemeye itiraz
- Başvurunun tarihini ispatlayan gönderim kaydı
Aydınlatma ile açık rıza aynı belgede olmaz
Ceza kararlarının önemli bir bölümü, aydınlatma metni ile açık rıza metninin tek bir onay kutusunda birleştirilmesinden doğar. Aydınlatma bir bilgilendirme yükümlülüğüdür ve her hâlde yerine getirilir; açık rıza ise yalnızca belirli işleme faaliyetleri için gereken ayrı bir hukuki sebeptir. İkisinin birleştirilmesi, rızanın özgür iradeye dayanmadığı sonucunu doğurabilir. Aynı şekilde, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki kayıt yükümlülükleri ile KVKK kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü ayrı ayrı değerlendirilmelidir.
Kurul kararına karşı hangi yol?
İdari para cezasına muhatap olan veri sorumlusu açısından kritik soru, kararın hangi yargı yerinde denetleneceğidir. Kabahat niteliğindeki cezalarda alışkanlık hâline gelmiş sulh ceza yolu burada geçerli değildir; kişisel verilerin korunması mevzuatında Kurul kararlarının denetimine ilişkin özel düzenleme idari yargıyı işaret eder. Tebliğ edilen karar metnindeki kanun yolu bildirimi mutlaka okunmalı ve tebliğ tarihi ilk gün kayda geçirilmelidir. Yanlış mercie yapılan başvuru süreyi korumaz.
Savunmayı güçlendiren belgeler
- Aydınlatma metninin yayına alındığı tarihi gösteren sistem kaydı
- Metnin hangi kanallarda hangi anda gösterildiğine dair ekran akışı
- Veri envanteri ve VERBİS kayıtlarıyla metnin uyumunu gösteren karşılaştırma
- Çalışanlara verilen eğitim ve iç politika belgeleri
- İlgili kişi başvurularının kayda alındığı ve cevaplandığı log dökümü
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Veri işleme faaliyetinizin kapsamı ve mevcut belgeleriniz sonucu doğrudan etkiler; süreç başlamadan önce uyum dosyanızı inceleyecek bir hukukçuyla çalışmanız yerinde olur.