Veri sorumlusunun karşılaştığı ilk sürpriz genellikle kayıt yükümlülüğüyle ilgili olur: şirket kendini kapsam dışında sanır, denetim ya da şikâyet üzerine tablo değişir. KVKK (6698) kapsamındaki kayıt ve bildirim yükümlülükleri ile veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler farklı başlıklardır; internet yayınlarına ilişkin 5651 sayılı Kanun'dan doğan sorumluluklar ise bunlardan ayrı bir hat oluşturur. Cezaya itiraz etmeden önce, cezanın hangi yükümlülüğün ihlaline dayandırıldığı netleştirilmelidir.
Kararı Satır Satır Okumak
İdari yaptırım kararı üç bilgiyi mutlaka içerir: ihlal edildiği belirtilen yükümlülük, dayanak alınan tespitler ve başvuru yolu bildirimi. Uygulamadaki en yaygın hata, itiraz dilekçesinin "biz kişisel veri işlemiyoruz" gibi genel bir savunmayla yazılmasıdır. Etkili itiraz, kararın gerekçesindeki her tespiti tek tek karşılar: hangi tarihte hangi belge sunulmuştu, hangi teknik tedbir ne zaman alınmıştı, bildirim hangi kanaldan yapılmıştı.
Başvuru Yolu Konusunda Dikkat
Veri koruma mevzuatındaki idari para cezalarına karşı izlenecek yol, mevzuat değişikliklerine konu olmuştur. Bu nedenle itiraz mercii, kararın tebliğ edildiği tarihte yürürlükte olan kanun metni ve kararın altındaki başvuru yolu bildirimi birlikte okunarak belirlenmelidir. Genel bir alışkanlıkla hareket edip önceki dönemin uygulamasına göre dilekçe vermek, sürenin işlemeye devam ettiği bir bekleyişe yol açar. Süre kısa işlediğinden, tereddüt hâlinde kararın tebliğ zarfının saklanması ve tarihin ilk günden hesaplanması gerekir.
Savunmayı Belgeye Bağlamak
- Veri envanteri ve işleme faaliyetleri kaydının tarihli çıktıları.
- Kayıt yükümlülüğü kapsamında yapılan bildirim ve güncelleme kayıtları.
- Aydınlatma metinleri, açık rıza kayıtları ve bunların hangi tarihten itibaren yayımlandığını gösteren kayıtlar.
- Teknik ve idari tedbirlere ilişkin belgeler: yetkilendirme matrisi, log politikası, sızma testi raporu, eğitim kayıtları, gizlilik taahhütleri.
- Veri işleyenlerle imzalanan sözleşmeler ve denetim yazışmaları.
İtiraz Dilekçesinin Kademeli Kurgusu
- Usul: Yetki, süre, tebligat ve savunma hakkına ilişkin eksiklikler önce ileri sürülür.
- Esas: Yükümlülüğün doğmadığı veya zamanında yerine getirildiği belgelerle ortaya konur.
- Kusur ve orantılılık: İhlalin kabul edildiği hâllerde bile, kusurun ağırlığı, etkilenen kişi sayısı, alınan düzeltici önlemler ve işletmenin ölçeği dikkate alınarak miktarın gözden geçirilmesi talep edilir.
- Sonuç talebi: Kararın kaldırılması, kabul edilmezse tutarın azaltılması kademeli biçimde yazılır.
Değerlendirme
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır ve güncel mevzuat metninin yerine geçmez. Kararı aldığınız gün başvuru yolunu ve süresini yürürlükteki metinden teyit etmeniz, gerekiyorsa hukuki destek almanız en güvenli yaklaşımdır.