Aydınlatma yükümlülüğünün gereği gibi yerine getirilmediği gerekçesiyle 6698 sayılı KVKK kapsamında verilen idari para cezaları, çoğu zaman tek bir şikâyet dosyasından değil, veri sorumlusunun genel uygulamasına ilişkin bir tespitten doğar. Bu nedenle itiraz aşaması yalnızca yaptırımın miktarını değil, ihlalin varlığına ilişkin maddi vakıayı da tartışmaya açan bir savunma çalışması gerektirir.
Karar Metni Ayrıştırılmadan İtiraz Yazılmaz
İlk iş, karar metnini üç kolona ayırmaktır: idarenin kabul ettiği maddi olaylar, bu olaylardan çıkarılan hukuki niteleme ve yaptırımın ölçülendirilmesinde esas alınan ölçütler. Aydınlatma metninin hiç sunulmadığı iddiası ile metnin sunulduğu ancak içeriğinin yetersiz kaldığı iddiası birbirinden farklı savunma gerektirir. Birincisinde tartışma veri sorumlusunun kayıt düzenine, ikincisinde metnin anlaşılabilirliğine ve ilgili kişiye hangi anda gösterildiğine kayar.
Kanun Yolu ve Süre Tebliğ Evrakı Üzerinden Doğrulanmalı
KVKK kapsamındaki idari para cezalarına karşı izlenecek yargı yolu mevzuatta değişikliğe uğramıştır. Bu sebeple genel bilgiye veya eski tarihli örneklere göre hareket etmek yerine, kararın tebliğ edildiği tarihte yürürlükte bulunan hükme ve tebliğ evrakında gösterilen başvuru bilgisine bakılmalıdır. Süre tebliğ tarihinden işler; evrakın kuruma ulaştığı tarih ile ilgili birime intikal ettiği tarih karıştırıldığında geri dönüşü olmayan bir kayıp doğar.
Delil Eksikliğinin Somutlaştığı Noktalar
- Aydınlatma metninin ilgili kişiye hangi anda gösterildiğini kanıtlayan zaman bilgisi içeren kayıt bulunmaması
- Web formu, çağrı merkezi ve fiziki şube gibi farklı kanallar için ayrı metin sürümlerinin arşivlenmemiş olması
- Metin üzerinde yapılan revizyonların sürüm geçmişinin tutulmaması
- Veri işleme envanteri ile fiilen kullanılan aydınlatma metni arasındaki uyumsuzluk
- Şikâyet konusu döneme ait sistem kayıtlarının saklama süresi dolduğu için silinmiş olması
İtiraz Dosyasının Kurulma Sırası
- Şikâyete konu döneme ait tüm metin sürümleri, geçerli oldukları tarih aralıklarıyla birlikte çıkarılır.
- Her sürümün hangi kanalda ve hangi süreç adımında gösterildiği tek bir tabloda eşleştirilir.
- İdarenin tespitine karşılık gelen belge elde edilemiyorsa, bunun teknik nedeni belgeye dayalı biçimde açıklanır.
- Esas savunmanın yanına, yaptırımın ölçülülüğüne ilişkin ikincil talep ayrıca yazılır.
Eksikliğin Kabul Edildiği Dosyalarda İzlenecek Hat
Her dosya tam iptal hedefiyle yürütülmek zorunda değildir. Eksikliğin karar tarihinden önce giderildiği, ilgili kişilere ek bilgilendirme yapıldığı ve süreçlerin düzeltildiği belgelenebiliyorsa bu husus ayrıca ileri sürülebilir. Çevrim içi hizmet veren yapılarda 5651 sayılı Kanundan doğan yükümlülüklerle kesişme bulunduğunda, savunmanın her iki mevzuatı da kapsayacak biçimde kurulması gerekir.
Buradaki anlatım genel bilgilendirme niteliğindedir; kararın gerekçesi, tebliğ tarihi ve veri işleme yapısı değiştikçe izlenecek yol da değişir. Kendi dosyanız için başvuru süresi işlemeye başlamışken hukuki değerlendirme almanız yerinde olur.