Kurul kararlarında en sık karşılaşılan yaptırım sebeplerinden biri, aydınlatma yükümlülüğünün hiç yerine getirilmemesi ya da eksik yerine getirilmesidir. Cezaya konu olan çoğu dosyada asıl sorun veri işlemenin kendisi değil, ilgili kişiye zamanında ve anlaşılır bilgi verilmemesidir. Bu ayrımı görmeden hazırlanan itiraz dilekçeleri, esasa girmeden sonuçsuz kalır.
Cezanın Dayanağını Kalem Kalem Ayrıştırın
Tebliğ edilen kararda genellikle birden fazla ihlal başlığı bir arada bulunur: aydınlatma, veri güvenliği, ilgili kişi başvurusuna cevap verilmemesi, sicile kayıt. Her başlık ayrı bir yaptırım kalemidir ve ayrı savunma gerektirir. İtirazda tüm karara toptan karşı çıkmak yerine, hangi kalemin hangi gerekçeyle hatalı olduğunu ayrı ayrı göstermek gerekir.
Aydınlatma ile Açık Rızayı Karıştırmayın
6698 sayılı KVKK bakımından aydınlatma, hukuki dayanağı ne olursa olsun her veri işleme faaliyetinde yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür. Açık rıza ise yalnızca belirli hallerde başvurulan bir işleme şartıdır. Aydınlatma metnini rıza metniyle birleştirmek, uygulamada başlı başına bir ihlal gerekçesi olarak değerlendirilir. İtirazda bu iki kavramın ayrı ayrı yerine getirildiği belgelenebiliyorsa, savunmanın en güçlü yanı burasıdır.
İtiraz Dilekçesinde Kurulacak Hatlar
- Yetki ve usul: kararın kime tebliğ edildiği, veri sorumlusu sıfatının doğru tespit edilip edilmediği.
- Maddi vakıa: metnin hangi tarihte, hangi kanalda ve hangi içerikle sunulduğu.
- Nitelendirme: eylemin ilgili maddede tanımlanan ihlal kapsamına girip girmediği.
- Ölçülülük: ihlalin ağırlığı, etkilenen kişi sayısı ve iyileştirme adımları dikkate alınarak miktarın değerlendirilmesi.
Kanun Yolu ve Takvim
İdari para cezasına karşı gidilecek merci, kararın verildiği döneme göre farklılık gösterebilir; kanunda yapılan değişiklik sonrasında idari yargı yolu öngörülmüştür. Bu nedenle tebligat evrakının sonundaki kanun yolu bildirimi mutlaka esas alınmalı, tereddüt halinde daha kısa olan süreye göre hareket edilmelidir. Süre tebliğ tarihinden işlediği için, tebligatın kuruma ulaştığı tarihin iç kayıtla doğrulanması gerekir. Kaçırılan süre esas incelemeyi tümüyle kapatır.
Aynı Cezanın Tekrarını Önlemek
İtiraz süreciyle eş zamanlı olarak envanterin gözden geçirilmesi, web sitesi ve çağrı merkezi gibi kanallarda metinlerin güncellenmesi, saklama sürelerinin yazılı hale getirilmesi önerilir. Bu adımlar hem yeni bir yaptırım riskini azaltır hem de dosyada iyileştirme iradesini gösteren somut delil oluşturur. İnternet ortamındaki yayınlar bakımından 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülüklerin de ayrıca kontrol edilmesi yerinde olur.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır. Kararın içeriği ve kurumun veri işleme yapısı sonucu doğrudan etkilediğinden, dilekçe hazırlanmadan önce kararın tamamının hukuki incelemeye tabi tutulması önerilir.