KVKK denetimlerinde en sık karşılaşılan tespitlerden biri, aydınlatma metninin var olması ama yükümlülüğün usulüne uygun yerine getirildiğinin gösterilememesidir. 6698 sayılı Kanun kapsamında verilen idari para cezalarına karşı yapılacak itirazın kaderi, çoğu zaman bu ispat boşluğunda belirlenir. İtiraz dilekçesinin nereye verileceği ise ayrı bir dikkat gerektirir.
Neden Aydınlatma Kalemi Ceza Doğuruyor
Aydınlatma yükümlülüğü, verinin işlenmesinden önce ve ilgili kişinin anlayabileceği biçimde yerine getirilmelidir. Metnin web sitesinin alt bölümünde durması tek başına yeterli görülmez; verinin toplandığı her kanal için ayrı bir aydınlatma anı vardır. Çağrı merkezi kaydı, iş başvuru formu, kamera sistemi ve mobil uygulama izinleri farklı kanallar olduğundan, tek bir genel metinle savunma yapmak zayıf kalır.
İtiraz Yolunda Yol Ayrımına Dikkat
KVKK kapsamında verilen idari yaptırım kararlarına karşı başvurulacak yargı yolu, kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle dönem dönem farklı uygulanmıştır. Bu nedenle karar metninin sonundaki başvuru yolu ve süre bilgisi ile yürürlükteki kanun metni birlikte okunmalıdır. Yanlış yargı koluna yapılan başvuru, süre dolmuşsa telafisi olmayan bir sonuç doğurur; bu yüzden itiraz mercii kararın tebliğ edildiği gün netleştirilmelidir.
Sürenin Başlangıcı Tebligat Tarihidir
İtiraz süresi kararın öğrenildiği değil, usulüne uygun tebliğ edildiği tarihten işler. Tüzel kişilerde tebligatın hangi adrese ve kime yapıldığı, kayıtlı elektronik posta kullanılıp kullanılmadığı bu nedenle dosyanın ilk kontrol kalemidir. Şirket içinde evrakın geç dolaşıma girmesi, süreyi durduran bir sebep sayılmaz.
İspat Yükü Veri Sorumlusundadır
- Aydınlatmanın hangi anda yapıldığını gösteren zaman damgalı kayıt
- Web ve mobil arayüzlerde metnin görüntülendiğine dair arşiv çıktısı
- Çalışan ve müşteri kanalları için ayrı ayrı hazırlanmış metinlerin sürüm geçmişi
- Veri envanteri ile aydınlatma metninin kapsam bakımından eşleştiği tablo
- Kuruma verilen cevaplarda beyan edilen bilgilerin belge karşılığı
Savunma Dosyası Nasıl Kurulur
İtiraz dilekçesinde yalnızca cezanın ağırlığına değinmek yeterli olmaz. Fiilin gerçekleşmediği, gerçekleştiyse kapsamının dar olduğu ve yaptırımın ölçülülüğü ayrı ayrı ele alınmalıdır. İhlalin niteliği, süresi, etkilenen kişi sayısı ve alınan düzeltici önlemler dosyada belgelendiğinde, tartışma ceza kalemi bazında somutlaşır. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki log tutma yükümlülüğüyle kesişen dosyalarda ise iki mevzuatın kayıtları birbirini doğrular nitelikte sunulmalıdır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve somut bir karara ilişkin görüş içermez. Elinizdeki kararın gerekçesi, tespit edilen ihlal kalemleri ve tebliğ tarihi değerlendirmenin tamamını değiştirebileceğinden, süre işlerken hukuki destek alınması önerilir.