Arama sonuçlarında çıkan eski bir haberin ya da bir sistemde tutulan geçmiş kaydın silinmesi talebi, tek cümlelik bir istekle sonuçlanmaz. Talep sahibi tarafında güncelliğini yitirme ölçütünün gösterilmesi, veri sorumlusu tarafında ise sürecin usulüne uygun yürütüldüğünün belgelenmesi gerekir. Bu rehber her iki cepheyi ayrı ayrı ele alır ve idari para cezası riskinin nerede doğduğunu açıklar.
Başvurunun Zaman Damgası Kimi Korur
KVKK sistemi iki aşamalı işler: önce veri sorumlusuna başvuru, cevap alınamaz veya cevap yetersiz kalırsa Kurula şikâyet. Bu nedenle başvurunun ne zaman ve nasıl yapıldığı, hem ilgili kişi hem de veri sorumlusu bakımından ispatı gereken bir olgudur. Başvurunun kayda alındığını gösteren belge, gönderim yöntemi ve verilen cevabın tarihi ilk dosya kümesini oluşturur. Sözlü yapılan ve kaydı bulunmayan taleplerde, süreler bakımından tartışma neredeyse kaçınılmazdır.
Talebin Gerekçesini Ölçütlerle Yazmak
Unutulma hakkı talepleri, kişinin rahatsız olmasıyla değil, verinin güncelliğini yitirmesi ve yayında kalmasında üstün bir yarar bulunmamasıyla temellendirilir. Başvuru metninde şu başlıklar somut olarak anlatılmalıdır:
- Verinin ilk yayımlandığı tarih ile bugün arasındaki süre
- Kişinin kamusal bir görev veya rol taşıyıp taşımadığı
- Bilginin sonradan geçerliliğini yitirip yitirmediği, örneğin süreç lehe sonuçlanmışsa buna ilişkin belge
- Verinin kişinin mesleki ve sosyal yaşamına güncel etkisi
- Talebin tüm içeriğe mi yoksa yalnızca ad üzerinden erişime mi yönelik olduğu
Veri Sorumlusu Tarafında Savunma Dosyası
Veri sorumlusu bakımından risk, talebe verilen cevaptan çok arka plandaki uyum kayıtlarının eksikliğinden doğar. Aydınlatma metinlerinin hangi tarihten beri yürürlükte olduğu, açık rıza alınmışsa bunun kaydı, saklama ve imha politikası ile fiilî imha kayıtlarının örtüşmesi, erişim ve işlem kayıtlarının tutulması, veri işleme envanterinin güncelliği; hepsi denetim anında istenebilecek belgelerdir. Bir yayının kaynağı üçüncü kişiyse, aktarım ilişkisinin sözleşmeyle kurulmuş olması da ayrıca değerlendirilir.
İdari Yaptırım Kararı Geldiğinde
Kurul tarafından verilen idari para cezasına karşı kanun yoluna başvurulabilir; ancak başvurulacak mercii ve süre, kararın tebliğ edildiği metinde gösterilir ve bu bilgi mutlaka tebliğ belgesi üzerinden teyit edilmelidir. Sürecin bu aşamasında iki ayrı hat birlikte yürütülür: yaptırıma karşı hukuki itiraz ve tespit edilen eksikliğin fiilen giderilmesi. İhlalin giderildiğini gösteren kayıtların düzenli tutulması, hem itiraz dosyasında hem de ileride yapılacak incelemelerde işlev görür. Talep sahibiyle doğrudan çözüm sağlanabilen dosyalarda ise, mutabakatın kapsamı ve hangi verileri kapsadığı yazılı olarak netleştirilmelidir.
Kısa Uyarı
Bu yazı genel bir çerçeve sunar. Veri işleme faaliyetinizin türü ve talebin niteliği farklı bir yol gerektirebileceğinden, süreç yönetiminde hukuki destek alınması önerilir.