Kişisel verilerin korunması alanında yapılan başvuruların önemli bir bölümü, iddia haksız olduğu için değil, sıra ve süre yanlış kurulduğu için sonuçsuz kalır. 6698 sayılı Kanun ilgili kişiye net bir güzergâh çizer; 5651 sayılı Kanun ise içerik kaynaklı taleplerde ayrı bir yol açar. VERBİS kayıt yükümlülüğü ise bu tabloda çoğu zaman gözden kaçan ama denetimde ilk sorulan başlıktır.
Önce veri sorumlusu, sonra Kurul
İlgili kişinin talebi kural olarak doğrudan Kurula değil, veri sorumlusuna yöneltilir. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır; talep reddedilir, yetersiz yanıtlanır veya süresinde cevap verilmezse şikâyet yolu açılır. Bu ön adım atlanarak yapılan şikâyet, esasa girilmeden başvuru yolunun tüketilmemesi nedeniyle geri döner ve bu sırada şikâyet için öngörülen süre işlemeye devam eder.
Süreyi ispatlayan tek şey: tebliğ kaydı
Şikâyet süresi, cevabın öğrenildiği tarihe ve her hâlde başvuru tarihine bağlanmıştır. Bu nedenle başvurunun ne zaman ve hangi yolla yapıldığı belgelenmelidir. Kayıtlı elektronik posta, noter ihtarnamesi veya veri sorumlusunun sistemine kayıtlı bir kanal kullanılması, sonradan "başvuru bize ulaşmadı" savunmasını etkisiz kılar. Yalnızca müşteri hizmetleri üzerinden yapılan sözlü talepler, süre tartışmasında dayanak oluşturmaz.
VERBİS kaydının dosyadaki işlevi
- Kayıt yükümlülüğünün bulunup bulunmadığına ilişkin değerlendirme notu
- Sicile bildirilen veri kategorileri ile fiilen işlenen verilerin karşılaştırması
- Kişisel veri işleme envanteri ve saklama-imha politikası
- Aydınlatma metni ile açık rıza kayıtlarının tarih ve sürüm bilgisi
- Yurt dışına aktarım varsa buna ilişkin hukuki dayanak belgeleri
- Veri işleyenlerle imzalanan sözleşmelerin gizlilik ve güvenlik hükümleri
Yanlış kapı, kaybedilen süre
Bir talep aynı anda birden çok mercii ilgilendirebilir. İçeriğin kaldırılması, kişilik haklarına saldırı nedeniyle tazminat ve idari yaptırım talepleri farklı yollara aittir. İdari başvuru sürerken tazminat için genel mahkemeye gidilmesi mümkündür; ancak tazminat talebini idari başvurunun sonucuna bağlamak, beklenmedik zamanaşımı sorunları doğurabilir. Bu nedenle dosya açılırken hangi talebin hangi yoldan yürüyeceği tek bir tabloda gösterilmelidir.
Aktarılanlar genel bilgilendirme niteliğindedir. Veri sorumlusunun büyüklüğü, işleme faaliyetinin niteliği ve talebin içeriği izlenecek adımları değiştirir; başvuru metni gönderilmeden önce bir hukukçu tarafından gözden geçirilmesi olası sıra hatalarını baştan önler.