Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi kaydı, çoğu kurumda bir defalık idari işlem gibi görülür. Oysa 6698 sayılı KVKK bakımından VERBİS kaydı; işleme envanteri, aydınlatma metinleri ve saklama politikalarıyla birlikte çalışan sürekli bir yükümlülüktür. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki kayıt tutma yükümlülükleriyle birleştiğinde, kurumun elindeki tabloyla sicile bildirdiği tablonun örtüşmesi ayrı bir denetim başlığı hâline gelir.
Kimin Kayıt Yükümlülüğü Var?
Kayıt yükümlülüğü herkes için mutlak değildir; Kurul tarafından belirlenen ölçütlere göre istisna tanınan veri sorumluları bulunur. Ancak istisna kapsamında olmak, envanter tutmama serbestisi anlamına gelmez. Uygulamada sık rastlanan hata, istisna değerlendirmesinin bir kez yapılıp bir daha gözden geçirilmemesidir. Çalışan sayısı, ciro ya da faaliyet konusu değiştiğinde yükümlülük durumu da değişebilir.
İlgili Kişi Başvurusundan Kurul Şikâyetine Takvim
Süreç kural olarak veri sorumlusuna yapılan yazılı başvuruyla başlar. Veri sorumlusunun talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırması beklenir. Talebin reddi, verilen cevabın yetersiz bulunması ya da hiç cevap verilmemesi hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır; şikâyet, cevabın öğrenilmesinden itibaren işleyen kısa süreye ve başvuru tarihinden itibaren işleyen üst sınıra bağlıdır. Buradaki en kritik nokta, başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarihin ispatlanabilmesidir. Kayıtlı elektronik posta, noter ihtarnamesi veya iadeli taahhütlü gönderi bu yüzden tercih edilir.
Kayıt ve Envanter Eksikliğinin İspata Etkisi
- VERBİS bildirimi ile fiilî işleme faaliyetinin uyuşmaması
- Aktarım yapılan üçüncü kişilerin envanterde eksik gösterilmesi
- Saklama ve imha politikasının varlığının belgelenememesi
- Açık rıza ile diğer işleme şartlarının aynı metinde karıştırılması
- İrtibat kişisi bilgisinin güncel olmaması nedeniyle yazışmaların takip edilememesi
İdari Para Cezasıyla Karşılaşıldığında
- Karar tebliğ tarihi ve tebligat usulü ilk olarak kontrol edilir.
- Cezanın hangi yükümlülüğün ihlaline dayandığı, gerekçe metninden ayrıştırılır.
- Kurum içi kayıtlar, ihlalin bulunmadığını ya da tedbirlerin alındığını gösterecek şekilde derlenir.
- Kurul tarafından verilen idari para cezalarına karşı, tebliğden itibaren on beş gün içinde sulh ceza hâkimliğine başvurulur.
- Aynı olguya bağlı ilgili kişi tazminat talepleri için ayrı bir savunma dosyası hazırlanır.
Denetime Hazırlık, İtirazdan Ucuzdur
Yaptırım aşamasında en çok işe yarayan şey, ihlal tarihinden önce üretilmiş belgelerdir. Sonradan hazırlanan politika metinleri tarih bakımından tartışmaya açıktır. Bu nedenle envanterin, eğitim kayıtlarının ve teknik tedbir raporlarının düzenli aralıklarla tarihlendirilerek saklanması, itiraz dosyasının en güçlü ekidir.
Yukarıdaki çerçeve geneldir; kurumunuzun veri işleme yapısına göre yükümlülükler değişebileceğinden uygulamaya geçmeden önce bireysel hukuki görüş alınması uygun olur.