Kişisel verilere ilişkin bir talep, doğrudan Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na taşınamaz. 6698 sayılı KVKK kademeli bir yapı kurmuştur: önce veri sorumlusu, sonra Kurul, gerekirse yargı. VERBİS kayıtları bu zincirin ilk halkasında kime başvurulacağını gösteren temel kaynaktır ve başvurunun muhatabı yanlış seçildiğinde süre işlemeye devam eder.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru Zorunluluğu
İlgili kişi taleplerini yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle veri sorumlusuna iletmek zorundadır. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Bu aşama atlanarak yapılan şikâyet, başvuru yolu tüketilmediği gerekçesiyle karşılık bulmaz. VERBİS kayıtları, tüzel kişinin unvanı, irtibat kişisi ve veri kategorileri bakımından başvurunun doğru muhataba ulaşmasını sağlar; grup şirketlerinde asıl veri sorumlusunun kim olduğu çoğu zaman bu kayıttan anlaşılır.
Kurula Şikâyette Otuz ve Altmış Günlük Takvim
Başvuru reddedilir, verilen cevap yetersiz bulunur veya süresinde hiç cevap verilmezse ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir. İki sürenin birlikte işlemesi nedeniyle, cevapsız kalan başvurularda beklemek risklidir: otuz günlük cevap süresinin dolduğu gün, şikâyet takvimi için hesaplanması gereken tarihtir. Başvurunun gönderildiği tarih ve yöntem mutlaka belgelenmelidir.
VERBİS Yükümlülüğünün Denetimi
Sicil kaydı yükümlülüğü, kayıttan muaf tutulan durumlar dışında veri sorumlularını kapsar. Kayıt yapılmaması ya da bildirilen bilgilerin fiilî işleme faaliyetiyle örtüşmemesi başlı başına bir aykırılık olarak değerlendirilebilir. Aydınlatma metni, saklama ve imha politikası ile VERBİS bildiriminin aynı veri kategorilerini göstermesi beklenir; bunlar arasındaki tutarsızlık denetimde ilk fark edilen unsurlardan biridir.
Kurul Kararına Karşı Hangi Yargı Yolu
Kurulun verdiği kararlara karşı yargı yoluna başvurulabilir; idari yaptırım kararları bakımından izlenecek merci konusunda mevzuatta değişiklik yapıldığından, dava açmadan önce yürürlükteki hüküm metninin teyit edilmesi gerekir. Dava süresinin kararın tebliğinden itibaren işlediği ve tebligat tarihinin belgelenmesinin şart olduğu unutulmamalıdır.
Usule Aykırı İşlemin Sık Görülen Biçimleri
- Başvurunun kimlik teyidi sağlanmayan bir kanaldan yapılması
- Talebin hangi hakka dayandığının (silme, düzeltme, bilgi talebi) belirtilmemesi
- Şikâyette veri sorumlusuna yapılan başvurunun ekte sunulmaması
- Grup şirketlerinde veri işleyen ile veri sorumlusunun karıştırılması
- Cevapsızlık hâlinde altmış günlük azami sürenin hesaba katılmaması
Yukarıdaki çerçeve genel niteliktedir. İşleme faaliyetinin türü, hukuki sebep ve tarafların sıfatı değerlendirmeyi değiştirebileceğinden, süreler işlemeye başlamadan önce dosyaya özgü hukuki görüş alınması tavsiye edilir.