Veri sorumluları sicili yükümlülüğüne aykırılık nedeniyle tebliğ edilen bir idari para cezası, çoğu zaman şirketin haberi olmadığı bir denetim sürecinin sonucudur. Bu aşamada esasa ilişkin savunmadan önce çözülmesi gereken soru şudur: karara karşı nereye, hangi süre içinde ve hangi usulle başvurulacaktır? 6698 sayılı KVKK kapsamındaki bu dosyalarda yargı yolu tercihi, savunmanın kendisi kadar belirleyicidir.
İlk Soru: Hangi Yargı Kolu
Kurul'un idari para cezalarına karşı izlenecek yol bakımından mevzuat geçmişte değişikliğe uğramıştır. Bu nedenle itiraz yolu, genel bir alışkanlığa göre değil, cezanın tebliğ edildiği tarihte yürürlükte olan hükme ve karar metninde gösterilen başvuru yolu bilgisine göre belirlenmelidir. Karar üzerinde yazan mercii ve süreye ilişkin ibare, dosyanın ilk okunması gereken satırıdır. Tereddüt hâlinde yanlış mercie başvurmak, süreyi durdurmaz.
VERBİS Cezalarının Anatomisi
Sicil kaynaklı cezalar genellikle üç noktada toplanır: hiç kayıt yaptırmama, süresinde kayıt yaptırmama ve kaydı gerçek işleme faaliyetiyle uyumsuz biçimde doldurma. Savunma kurulurken bu üçünün ayrılması gerekir; çünkü ilkinde tartışma yükümlülüğün kapsamına, ikincisinde tarihlere, üçüncüsünde ise beyanın içeriğine ilişkindir. İstisna kapsamında olunduğu ileri sürülecekse, bunu destekleyen çalışan sayısı, faaliyet konusu ve veri işleme envanterine ilişkin kayıtlar önceden hazırlanmalıdır.
Tebligat Zinciri ve Süre
Süre hesabında başlangıç noktası kararın usulüne uygun tebliğidir. Elektronik tebligat kullanılan şirketlerde kutunun düzenli izlenmemesi, sürenin farkında olunmadan işlemesine yol açar. Kayıtlı elektronik posta adresine ulaşan tebligatın açılmamış olması, sürenin işlemediği anlamına gelmez. Bu nedenle tebliğ tarihi, karar numarası ve son başvuru günü tek bir takip tablosunda tutulmalıdır.
Usule Aykırı İşlem Cezayı Nasıl Sakatlar
- Savunma istenmeden veya savunma için makul süre tanınmadan ceza uygulanması
- Kararda hangi fiilin hangi hükmü ihlal ettiğinin gösterilmemesi
- Cezanın muhatabının tüzel kişi yerine yanlış kişiye yöneltilmesi
- Tebligatın güncel olmayan bir adrese yapılması
- Aynı fiil için mükerrer değerlendirme yapılması
Savunma Dosyasının Kurulması
- Karar metni, tebligat kaydı ve denetim yazışmaları kronolojik sıraya konur.
- Sicil kaydına ilişkin sistem çıktıları tarihleriyle birlikte alınır.
- Veri işleme envanteri ve politika belgeleri karar tarihindeki hâliyle arşivlenir.
- Usule ilişkin itirazlar ile esasa ilişkin itirazlar dilekçede ayrı başlıklarda toplanır.
Bu değerlendirme genel niteliktedir. Cezanın dayanağı, tebliğ tarihi ve şirketin yükümlülük kapsamı sonucu doğrudan etkilediğinden, başvuru yolunu belirlemeden önce hukuki görüş alınması yerinde olur.