Veri sorumluları için en kırılgan an, KVKK kapsamında verilen bir idari yaptırım kararının tebliğ edildiği andır. Bu aşamada yapılan usul hatası, esasa ilişkin güçlü savunmaları dahi işlevsiz bırakır. Aşağıdaki liste, VERBİS yükümlülükleri ve idari para cezası ekseninde başvuru merciinin doğru belirlenmesine odaklanır.
Önce Kararı Doğru Okumak
Tebliğ edilen metinde üç unsur ayrı ayrı işaretlenmelidir: yaptırımın hangi yükümlülüğün ihlaline dayandırıldığı, hangi kişi ya da kuruma yöneltildiği ve kararda gösterilen başvuru yolu ile süresi. 6698 sayılı Kanun kapsamında verilen kararlara karşı izlenecek kanun yolunun niteliği uygulamada tartışma konusu olmuştur; bu nedenle kararın kendi metnindeki bildirim ile güncel yargısal uygulama birlikte kontrol edilmeden dilekçe hazırlanmamalıdır. Süre kaybı riskinin en yüksek olduğu nokta tam olarak burasıdır.
Kayıt Yükümlülüğüne İlişkin Tipik Hatalar
- Kayıt yükümlülüğünden istisna tutulduğu varsayılarak hiç değerlendirme yapılmaması ve bu varsayımın belgeye bağlanmaması.
- Kayıt yapılmış olmakla birlikte işleme amaçları, saklama süreleri ve aktarım bilgilerinin fiilî durumdan kopuk kalması.
- Şirket birleşmesi, unvan değişikliği veya faaliyet genişlemesi sonrasında bildirimlerin güncellenmemesi.
- İrtibat kişisinin görevden ayrılmasına rağmen tebligata esas bilgilerin değiştirilmemesi; bu durum tebligatın gecikmeli öğrenilmesine yol açar.
Savunma Dosyasını Kurma Sırası
- İhlale konu veri işleme faaliyeti, başlangıç ve bitiş tarihleriyle birlikte tanımlanır.
- Aydınlatma metinleri, açık rıza kayıtları ve varsa sözleşmesel dayanaklar tarih sırasıyla dizilir.
- Teknik ve idari tedbirlerin ihlal tarihinden önce alındığını gösteren kayıtlar toplanır.
- İhlal bildirimi yapılmışsa, bildirim tarihi ile olayın öğrenilme tarihi arasındaki fark açıklanır.
- Yaptırımın ölçülülüğüne ilişkin unsurlar, örneğin etkilenen kişi sayısı ve alınan giderici önlemler, ayrı bir başlıkta toplanır.
Aynı Olayın Farklı Mercileri
Bir veri ihlali olayında yalnızca idari yaptırım gündeme gelmez. İlgili kişiler tazminat talebiyle adli yargıya gidebilir; içeriğin internet üzerinden yayılması hâlinde 5651 sayılı Kanun kapsamındaki erişim engelleme yolu ayrıca işler. Bu üç sürecin birbirinden bağımsız yürüdüğü unutulduğunda, bir dosyada verilen beyan diğerinde aleyhe delile dönüşebilir. Bu nedenle savunma metinleri tek elden ve tutarlı biçimde kurgulanmalıdır.
Tekrarı Önleyen Basit Düzen
Yaptırım sonrası yapılacak en işlevsel çalışma, veri envanterinin gerçek süreçlerle karşılaştırılarak yeniden yazılmasıdır. Hangi departmanın hangi veriyi hangi amaçla tuttuğu görünür hâle geldiğinde, gereksiz saklama ve yetkisiz erişim alanları kendiliğinden azalır.
Bu içerik yol gösterici niteliktedir; bağlayıcı bir görüş değildir. Kararın gerekçesi ve kurumunuzun veri işleme yapısı sonucu doğrudan etkileyeceğinden, süre işlemeye başlamadan hukuki destek almanız önerilir.