Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bakımından Kurula yapılan şikayetlerin önemli bir bölümü esastan değil, önceki adım tamamlanmadığı için sonuçsuz kalır. 6698 sayılı Kanun, Kurula gitmeden önce veri sorumlusuna başvurulmasını arar. Bu nedenle dosyanın kaderini belirleyen belge çoğu zaman şikayet dilekçesi değil, ilk başvurunun kendisidir.
VERBİS Kaydı Şikayetin Neresinde Durur
Veri Sorumluları Sicili kaydı, muhatabın kim olduğunu belirlemekte pratik bir başlangıçtır. Sicilde yer alan irtibat kişisi, işlenen veri kategorileri ve saklama süreleri, şikayet dilekçesindeki iddialarla karşılaştırıldığında çelişki doğurabilir. Örneğin sicilde beyan edilen saklama süresi dolmasına rağmen verinin hala işlendiği ileri sürülüyorsa, bu karşılaştırma başlı başına bir dayanak oluşturur. Kayıt yükümlülüğü bulunmasına rağmen hiç kayıt yaptırılmamış olması da ayrıca değerlendirilir.
Veri Sorumlusuna Başvurunun İspat Değeri
Başvurunun yapıldığı değil, ne zaman ve nasıl yapıldığı ispatlanabilir olmalıdır. Uygulamada kabul gören yollar; yazılı başvurunun teslim kaydıyla iletilmesi, kayıtlı elektronik posta kullanılması veya veri sorumlusunun sistemde tanımlı başvuru kanalının kullanılmasıdır. Web sitesindeki iletişim formundan gönderilen bir mesaj, ekran görüntüsü dışında iz bırakmadığı için sonradan tartışma konusu olur.
Şikayet Dosyasında Aranan Somutluk
- Hangi kişisel verinin, hangi tarihte ve hangi işleme faaliyetine konu olduğunun tek tek yazılması
- Talebin türünün açıkça belirtilmesi: bilgi talebi, silme, yok etme veya aktarılan üçüncü kişilere bildirim
- Veri sorumlusunun cevabının tamamının dosyaya eklenmesi, yalnızca özetlenmemesi
- Cevap verilmemişse sürenin dolduğunu gösteren teslim belgesinin eklenmesi
- Zarar doğmuşsa bunun ayrıca yargı yolunda talep edileceğinin not edilmesi
Süre Zincirini Doğru Kurmak
- Başvuru tarihi kayda geçirilir ve teslim belgesi saklanır.
- Veri sorumlusunun cevap için öngörülen süresi takvime işlenir.
- Cevap geldiğinde tebellüğ tarihi, gelmediğinde sürenin son günü işaretlenir.
- Kurula şikayet için Kanunda öngörülen süre, bu iki tarihten hangisi uygulanacaksa ona göre hesaplanır.
- Şikayet sonrası Kurul kararına karşı idari yargı yolu ayrıca planlanır.
Kurul Kararının Ardından
Kurul kararı idari nitelikte olduğundan, karara karşı idari yargıda dava açılması gündeme gelebilir. Bu ihtimal baştan öngörülürse, şikayet aşamasında sunulan belgeler dava dosyasına doğrudan taşınabilecek biçimde numaralandırılır. Sonradan derlenen dosyalarda hangi belgenin hangi aşamada sunulduğu karışır ve idari işlemin denetimi zorlaşır.
Yukarıdaki çerçeve genel niteliktedir. Veri sorumlusunun yapısı, işleme şartı ve aktarım zinciri her dosyada değiştiğinden, başvuru metninin somut olaya göre kurgulanması ve gerektiğinde hukuki görüş alınması yerinde olur.