Veri sorumluları sicili kaynaklı uyuşmazlıklar iki farklı yönden gelir: bir yanda kayıt yükümlülüğünü hiç yerine getirmeyen veri sorumluları, diğer yanda kayıt bildiriminin kapsamı gerçek işleme faaliyetiyle örtüşmeyen kurumlar. KVKK 6698 düzenlemesi bu iki durumda da ilgili kişiye şikâyet yolu açar; ancak yol, doğrudan Kuruldan değil, veri sorumlusuna yapılacak başvurudan başlar. Bu rehber, VERBİS eksenli şikâyetlerde adım sırasını ve usule aykırı işlemin nerede zincir kırdığını anlatıyor.
Kurula Gitmeden Önce Zorunlu Durak
İlgili kişi, talebini önce veri sorumlusuna yazılı olarak iletmek zorundadır. Bu başvuru yapılmadan Kurula gidilirse şikâyet usulden reddedilir ve süreç baştan başlar. Başvuru yazısı, kimlik bilgilerinin yanında hangi verinin hangi faaliyet kapsamında işlendiğinin sorulduğunu net biçimde göstermelidir. Kayıt yükümlülüğüne ilişkin şüphede, sicil kaydının ekran çıktısı ya da kayıt bulunmadığına dair sorgu sonucu dilekçeye eklenmelidir.
Şikâyet Dilekçesini Güçlendiren Unsurlar
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihi ve gönderim kanıtı; cevap verildiyse cevabın tam metni.
- İşleme faaliyetinin hukuki sebebi konusunda verilen açıklamanın aydınlatma metniyle çelişip çelişmediği.
- Sicil bildiriminde beyan edilen veri kategorileri ile fiilen toplanan veri arasındaki fark.
- Aktarım iddiası varsa alıcı grubunun bildirimde yer alıp almadığı.
- Talebin sonuç kısmı: silme, yok etme, anonim hâle getirme veya üçüncü kişilere bildirim taleplerinin ayrı ayrı yazılması.
Sık Yapılan Usul Hataları
- Cevap süresi dolmadan Kurula başvurulması; erken başvuru şikâyet şartını karşılamaz.
- Veri sorumlusunun yanlış belirlenmesi; işleyen sıfatıyla hareket eden tedarikçiye şikâyet yöneltilmesi.
- Talebin tek cümleyle yazılması ve hangi işlemin hangi gerekçeyle hukuka aykırı görüldüğünün gösterilmemesi.
- İçerik internette yayımlanmışsa 5651 kapsamındaki ayrı başvuru yolunun tamamen atlanması.
- Kurul kararı sonrası idari yargı yoluna ilişkin sürenin takvime bağlanmaması.
Kurul Kararından Sonrası
Kurul, şikâyeti inceleyip sonuçlandırır; ilgili kişi bakımından olumsuz sonuç doğması hâlinde idari yargı yolu gündeme gelir. Bu aşamada dosyanın en önemli parçası, idari sürecin tamamının belge düzeniyle kayıt altına alınmış olmasıdır. Kurul aşamasında ileri sürülmemiş bir vakıanın yargı aşamasında ilk kez ortaya konulması, iddianın inandırıcılığını zayıflatır.
Kurum Tarafında Savunma Refleksi
Şikâyetin muhatabı olan kurum açısından da usul aynı ölçüde belirleyicidir. Aydınlatma metni, açık rıza kayıtları, saklama ve imha politikası ile sicil bildirimi birbirini doğrulamıyorsa, savunma teknik olarak doğru olsa bile belgesel destekten yoksun kalır. Bu nedenle şikâyet gelmeden önce yapılan iç denetim, sonradan yapılan açıklamalardan daha kıymetlidir.
Yukarıdaki değerlendirme genel niteliktedir ve somut bir dosyanın yerini tutmaz. Başvuru ile cevap tarihlerini kayıt altına alıp bir hukukçuyla birlikte ilerlemeniz, usul kaynaklı ret riskini azaltır.