Kişisel verilerine ilişkin bir hak ihlali yaşayan kişinin Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na yaptığı şikâyetler, çoğu zaman esastan değil usulden sonuçsuz kalır. 6698 sayılı Kanun, Kurula gitmeden önce izlenmesi gereken bir sıra öngörür ve bu sıranın atlanması dosyanın incelenmemesine yol açar. Aşağıda hem ilgili kişi hem de veri sorumlusu tarafında belge hazırlığı ele alınmaktadır.
Kurula Gitmeden Önceki Zorunlu Adım
Kanuna göre ilgili kişinin önce veri sorumlusuna başvurması gerekir. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz olması veya hiç cevap verilmemesi hâlinde şikâyet yolu açılır; şikâyet için cevabın öğrenilmesinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış günlük süre işler. Bu nedenle başvurunun ulaştığı tarihin ispatı, iddianın kendisi kadar önemlidir.
VERBİS Kaydının Şikâyet Dosyasındaki İşlevi
Veri Sorumluları Sicili kaydı, muhatabın hangi veri kategorilerini hangi amaçla işlediğini, saklama sürelerini ve aktarım yaptığı grupları gösteren açık bir kaynaktır. Şikâyet dilekçesine bu kaydın çıktısını eklemek iki yönlü fayda sağlar: bir yandan muhatabın veri sorumlusu sıfatı tartışmasız hâle gelir, diğer yandan beyan edilen amaçla fiilî işleme arasındaki çelişki somut biçimde gösterilebilir.
Şikâyet Dilekçesinde Bulunması Gerekenler
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihli örneği ve gönderim kanıtı
- Alınan cevap yazısı veya cevap verilmediğini gösteren kayıt
- İhlale konu verinin ne olduğu ve nasıl öğrenildiği
- Talebin niteliği: silme, yok etme, düzeltme, aktarımın durdurulması, bilgi verilmesi
- İhlalin sürdüğünü gösteren güncel ekran görüntüleri veya yazışmalar
Veri Sorumlusu Tarafında Hazırlık
- Aydınlatma metinlerinin hangi tarihte hangi sürümle sunulduğunu kaydedin.
- Rıza alınan hâllerde rızanın alınma yöntemine ilişkin teknik kaydı saklayın.
- Saklama ve imha politikası ile fiilî imha kayıtlarını eşleştirin.
- Aktarım yapılan taraflarla sözleşmesel güvence belgelerini dosyalayın.
- Başvuruya verilen cevabın tebliğ kanıtını arşivleyin.
Kurul Kararı Sonrasında Yargı Yolu
Kurulun verdiği kararlar idari nitelikte olduğundan, bunlara karşı idari yargıda dava açılabilir. Bu aşamada Kurul dosyasına sunulmamış bir belgenin sonradan tartışmaya dâhil edilmesi her zaman kolay olmaz. Bu sebeple idari süreçte dosyayı eksik bırakmamak, yargı aşamasındaki hareket alanını da korur.
Veri işleme süreçleri kurumdan kuruma değiştiği için, başvuru ve şikâyet metinlerinin somut yapıya göre uyarlanması gerekir. Sürelerin kısa olması nedeniyle erken hukuki değerlendirme önem taşır.