Kişisel verilerin korunmasında iki farklı yükümlülük seti karıştırılmaktadır: veri sorumlusunun sicile kayıt yükümlülüğü ve ilgili kişinin haklarını kullanma süreci. Bu rehber, VERBİS kaydı ile Kurula şikâyet yolunun nasıl ilişkilendiğini, 6698 sayılı KVKK ve 5651 sayılı Kanun çerçevesinde açıklıyor.
Sicile Kayıt Kimin Yükümlülüğü?
Kişisel veri işleyen veri sorumluları, Kurul tarafından belirlenen istisnalar dışında Veri Sorumluları Siciline kaydolmak zorundadır. Kayıt yükümlülüğünün kapsamı çalışan sayısı, yıllık mali bilanço ve işlenen verinin niteliği gibi ölçütlere bağlı olarak Kurul kararlarıyla belirlenir. Bu ölçütler değişebildiğinden, yükümlülük değerlendirmesi Kurul'un güncel duyuruları üzerinden yapılmalıdır. Kayıt sırasında bildirilen envanterin gerçek işleme faaliyetleriyle uyumsuz olması, denetimde başlı başına bir eksiklik olarak değerlendirilir.
Şikâyetten Önce Zorunlu Adım: Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişi doğrudan Kurula başvuramaz. Önce veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle başvurulması gerekir. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Başvurunun reddedilmesi, yetersiz yanıt verilmesi veya süresinde cevap verilmemesi halinde Kurula şikâyet yolu açılır. Bu ön adım atlanırsa şikâyet incelenmeden iade edilir.
Şikâyet Süresi ve Tebligatın Rolü
Kurula şikâyet, cevabın öğrenildiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde yapılır. Buradaki kritik nokta, cevabın posta yoluyla gönderildiği hallerde tebliğ tarihinin belirleyici olmasıdır. Veri sorumlusunun yanıtı geç ulaştığında, altmış günlük dış sınır çoktan işlemeye devam ettiği için hak kaybı doğabilir. Bu nedenle başvuru tarihi, başvurunun yapıldığı gün takvime işlenmeli ve altmış günlük dış sınır ayrıca takip edilmelidir.
Başvuru Dilekçesinde Bulunması Gerekenler
- İlgili kişinin kimlik ve iletişim bilgileri
- Talebin konusu: bilgi talebi, silme, yok etme, aktarımın bildirilmesi veya itiraz
- Verinin hangi ilişkide işlendiğine dair açıklama
- Varsa veri sorumlusuyla yapılan önceki yazışmalar
- Başvurunun hangi tarihte ve hangi kanaldan yapıldığını gösteren kayıt
Veri Sorumlusu Tarafında Hazırlık
- İşleme envanteri ile sicil bildirimlerinin karşılaştırılması
- Aydınlatma metinlerinin fiili işleme amaçlarıyla uyumlu hale getirilmesi
- Açık rıza alınan hallerle kanuni işleme şartlarına dayanan hallerin ayrıştırılması
- Saklama ve imha politikasının uygulanabilir sürelerle yazılması
- İlgili kişi başvurularını kayıt altına alan bir iç sürecin kurulması
İhlal bildirimi bakımından, öğrenildiği andan itibaren Kurul kararlarıyla belirlenen kısa süre içinde bildirimde bulunulması gerekir; bu sürenin geçirilmesi ayrı bir yaptırım sebebi oluşturabilir.
Kurul Kararına Karşı Yol
Kurul kararlarına karşı idari yargı yolu açıktır ve dava süresi kararın tebliğinden itibaren işler. Kararın tebliğ edildiği adresin güncel olmaması, dava hakkının kullanılamamasına neden olur.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmış olup, veri işleme faaliyetinin niteliği yükümlülükleri değiştirebilir. Süreçlerinizi mevcut Kurul kararları ışığında bir hukukçuyla birlikte gözden geçirmeniz yararlı olacaktır.