VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kaydı bulunan bir işletmenin verileri yurt dışındaki bir sunucuya, bulut sağlayıcıya ya da grup şirketine aktarması, 6698 sayılı KVKK bakımından ayrı bir hukuki inceleme gerektirir. Bu rehber, VERBİS beyanı ile fiili yurt dışı aktarım pratiğinin nasıl uyumlu tutulacağına odaklanır.
VERBİS Beyanı Fiili Durumu Yansıtıyor mu?
Sicildeki en sık uyumsuzluk, VERBİS'te "yurt dışına aktarım yok" beyan edilmişken gerçekte yabancı bir e-posta, CRM veya barındırma hizmeti kullanılmasıdır. Beyan ile fiili işleme faaliyeti arasındaki çelişki, denetimde ilk göze çarpan başlıktır. Kayıt güncelliği periyodik olarak, işleyiş değiştikçe gözden geçirilmelidir.
Aktarımın Hukuki Dayanağını Belirleme
Yurt dışı aktarımda önce hukuki temelin netleştirilmesi gerekir:
- İlgili kişinin açık rızası mı esas alınıyor, yoksa rızadan bağımsız bir şart mı var?
- Aktarılan verinin özel nitelikli olup olmadığı ayrıca değerlendirilmeli.
- Alıcı ülkenin ve alıcının sağladığı güvence düzeyi belgelenmeli.
- Taraflar arasında yazılı taahhüt/sözleşme metni saklanmalı.
Aydınlatma ve Rıza Metinlerinin Ayrıştırılması
Uygulamada aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza sıklıkla tek metinde birleştirilir; bu, rızanın geçerliliğini tartışmalı hâle getirir. Yurt dışı aktarım söz konusuysa aydınlatma metni bu aktarımı, alıcı kategorisini ve amacını açıkça içermeli; rıza ayrı ve özgür iradeyle alınmalıdır.
Başvuru ve Şikâyet Sürecine Hazırlık
İlgili kişi önce veri sorumlusuna başvurur; yanıt verilmemesi veya yetersiz kalması hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır. İşletme tarafında bu nedenle başvuruları tarih ve içerik olarak kayıt altına alan bir iç süreç kurulması, ileride ispat kolaylığı sağlar. Yanıt süresine ilişkin takvim, başvurunun tebliğ anına göre işletilmelidir.
Değerlendirme
Yurt dışı veri aktarımı, sözleşme, teknik altyapı ve rıza metinlerinin birlikte kurgulanmasını gerektiren teknik bir konudur. Her işletmenin veri envanteri ve akışı farklı olduğundan, somut yapıya göre bir uyum değerlendirmesi yapılması ve düzenlemelerdeki güncel değişikliklerin takibi yerinde olur.