Kişisel veri ihlallerinde başvurular çoğu zaman haklılık nedeniyle değil, usul sırasının atlanması nedeniyle sonuçsuz kalır. 6698 sayılı KVKK ve ilgili düzenlemeler, Kurula gitmeden önce veri sorumlusuna başvurulmasını öngörür ve bu aşama ispat bakımından da belirleyicidir.
Önce Veri Sorumlusu, Sonra Kurul
İlgili kişi, talebini önce veri sorumlusuna iletmek zorundadır. Veri sorumlusu, talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Talep reddedilirse, verilen cevap yetersiz bulunursa veya süresinde cevap verilmezse, cevabı öğrenme tarihinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunulabilir. Bu iki süre birlikte işler; başvuru tarihinin kayıt altına alınmaması, şikâyetin süre yönünden reddine yol açan en yaygın nedendir.
Başvurunun Kendisi de Bir Delildir
Başvuru metni sadece talep değil, aynı zamanda ihlalin ne zaman öğrenildiğini ve neyin istendiğini gösteren belgedir. Bu nedenle başvuruda hangi verinin, hangi işleme faaliyetine konu olduğu ve hangi hakkın kullanıldığı somut biçimde yazılmalıdır. Genel ifadelerle yapılan başvuruya verilen genel cevap, sonraki aşamada tartışmayı belirsizleştirir.
İhlali Görünür Kılan Kayıtlar
- Verinin nereden geldiğini gösteren e-posta, SMS veya reklam iletileri
- Aydınlatma metninin ve açık rıza ekranının başvuru tarihindeki hâli
- Veri sorumlusunun ihlal bildirimi yayımladıysa bildirim metni ve tarihi
- Başvuru gönderimine ilişkin KEP veya noter kaydı, iadeli taahhütlü alındısı
- Zarar doğduysa bunu gösteren finansal veya iletişim kayıtları
Şikâyet, Tazminat ve Ceza Yolu Ayrımı
Kurula şikâyet idari denetim sonucu doğurur; kişisel zararın giderilmesi için genel hükümlere göre tazminat talebi ayrıca ileri sürülmelidir. Verilerin hukuka aykırı ele geçirilmesi veya yayılması boyutunda ise TCK kapsamında suç duyurusu gündeme gelir. Bu üç yolun aynı anda yürütülmesi mümkündür; ancak her birinin muhatabı, süresi ve ispat standardı farklıdır. Kurul kararının çıkmasını beklemek, tazminat yolundaki süreleri durdurmaz.
Süre Kaybını Önleyen Basit Kayıt Düzeni
- İhlalin öğrenildiği tarih yazılı olarak not edilir.
- Veri sorumlusuna başvuru tarihi ve gönderim kanıtı ayrı saklanır.
- Otuzuncu gün ve altmışıncı gün takvime ayrı ayrı işlenir.
- Cevap gelirse içeriği maddeler hâlinde değerlendirilip eksik kalan talep kalemleri belirlenir.
- Şikâyet dilekçesinde talep, başvurudaki taleple aynı çerçevede tutulur.
Buradaki bilgiler genel niteliktedir ve her ihlal kendi teknik koşullarıyla değerlendirilir. Veri kategorisi, işleme amacı ve tarafların sıfatı sonucu etkileyebileceğinden, somut olayda profesyonel hukuki görüş alınması önerilir.