Kişisel verilerin hukuka aykırı biçimde işlendiğini veya üçüncü kişilerin eline geçtiğini düşünen ilgili kişi, 6698 sayılı KVKK'nın öngördüğü sırayı izlemek zorundadır: önce veri sorumlusuna başvuru, ardından Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet. Bu sırada asıl zorluk hukuki değil ispata ilişkindir; ihlalin gerçekleştiğini gösteren kayıt çoğunlukla karşı tarafın sistemlerinde durur.
İlgili Kişinin Elindeki Delil Kaynakları
Veri sorumlusuna yöneltilen bilgi talebi, aslında delil üretme aracıdır. Verilen cevap; hangi verinin hangi hukuki sebeple işlendiğini, kime aktarıldığını ve saklama süresini gösterdiğinde, sonraki şikâyetin dayanağı hâline gelir. Cevap verilmemesi de başlı başına bir bulgudur ve bu sessizliğin belgelenmesi gerekir.
- Veri sorumlusuna gönderilen başvurunun gönderim ve teslim kaydı
- Şirketten gelen cevap yazısı ya da cevapsızlığı gösteren süre tablosu
- İzinsiz gönderilen ticari elektronik ileti örnekleri ve gönderici bilgisi
- Verinin internette yayımlandığına dair sayfa görüntüleri ve erişim tarihi
- Zarar doğmuşsa buna ilişkin banka, fatura veya yazışma kayıtları
Başvurudan Şikâyete Geçişte Zamanlama
Kurula şikâyet yolu, veri sorumlusuna başvurunun reddi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde hiç cevap verilmemesi üzerine açılır. Bu nedenle takvimin başlangıç noktası başvurunun karşı tarafa ulaştığı andır. Gönderimin iadeli taahhütlü posta, noter veya kayıtlı elektronik posta üzerinden yapılması, hem ulaşma tarihini hem içeriği aynı anda kanıtlar.
Tebligat Gecikmesi Şikâyet Hakkını Nasıl Eritir
Uygulamada en sık görülen kayıp, veri sorumlusunun cevabını eski adrese veya artık kullanılmayan bir e-posta adresine göndermesiyle yaşanır. İlgili kişi cevabın geldiğinden habersizken şikâyet için öngörülen süre işlemeye devam eder. Aynı sorun, Kurul kararının tebliğinde de ortaya çıkar; karara karşı idari yargı yoluna gidilecekse sürenin başlangıcı yine tebliğ tarihidir. Bu riski azaltmak için başvuru dilekçesinde tebligata elverişli tek bir adres net biçimde gösterilmeli, elektronik tebligat adresi düzenli kontrol edilmeli ve adres değişikliği aynı gün bildirilmelidir.
Şikâyet Dilekçesinde İddiayı Somutlaştırmak
- İhlale konu veri türü açıkça yazılır; kimlik, iletişim, sağlık veya finans verisi ayrımı yapılır.
- Verinin hangi tarihte ve hangi kanaldan öğrenildiği belirtilir.
- Veri sorumlusunun kim olduğu, ticaret unvanı ve bilinen adresiyle gösterilir.
- Talep, silme, yok etme, aktarılan üçüncü kişilere bildirim gibi kalemler hâlinde ayrılır.
- Eklerin listesi, dilekçedeki iddia sırasıyla eşleşecek şekilde numaralandırılır.
İdari ve Adli Yolun Ayrımı
Kurul süreci idari yaptırım eksenlidir; kişilik hakkı ihlalinden doğan tazminat ve içeriğin yayından çıkarılması talepleri farklı mecralarda ilerler. İnternet ortamındaki yayınlar bakımından 5651 sayılı Kanun kapsamındaki erişim engelleme yolu ayrıca değerlendirilir. Bu yolların hangisinin öncelikli işletileceği, delilin ne kadar sağlam olduğuna ve zararın büyüklüğüne göre değişir.
Yukarıdaki çerçeve genel niteliktedir. Veri ihlallerinde ayrıntılar dosyanın kaderini değiştirdiğinden, başvuru ve şikâyet metinlerinin somut olaya göre bir hukukçuyla birlikte hazırlanması yerinde olur.