Anonim ve limited şirketlerde genel kurul, alınan kararın içeriği kadar nasıl belgelendiği ile de hukuki sonuç doğurur. Toplantı usulüne ilişkin bir eksiklik, ticari olarak doğru bir kararı iptal edilebilir hâle getirebilir. Bu rehber, genel kurul çevresinde ortaya çıkan ispat boşluklarını ve delil sözleşmesinin bu boşluğu ne ölçüde kapattığını inceler.
Toplantı Öncesi Belgelenmesi Gerekenler
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, genel kurulun toplanması ve karar almasını ayrıntılı biçimde düzenler. Uyuşmazlık çıktığında ilk sorulan sorular çağrının usulüne uygun yapılıp yapılmadığı, gündemin ilan edilip edilmediği ve toplantı nisabının bulunup bulunmadığıdır. Bu nedenle çağrı yazıları, ilan kayıtları, hazır bulunanlar listesi ve vekâletnameler toplantıdan önce tek dosyada toplanmalıdır. Sonradan tamamlanan bir çağrı belgesi, tarih uyuşmazlığı nedeniyle güvenilirliğini kaybeder.
Tutanağın İspat Değerini Yükseltmek
Genel kurul tutanağı, itirazların ve muhalefet şerhlerinin yazılı hâle geldiği tek yerdir. Karara katılmayan pay sahibinin muhalefetini tutanağa geçirtmemesi, ileride ileri sürülecek talepleri zayıflatır. Tutanakta şu unsurlar açıkça bulunmalıdır: gündem maddelerinin tek tek oylanması, oy sayıları, muhalefet gerekçeleri ve toplantıya katılanların imzaları. Sesli veya görüntülü kayıt alınacaksa buna ilişkin usul, önceden ve yazılı olarak belirlenmelidir.
Delil Sözleşmesinin Şirketler Hukukundaki Yeri
Pay sahipleri sözleşmesi veya ortaklar arası protokoller ile belirli kayıtların taraflar arasında bağlayıcı delil sayılması kararlaştırılabilir. Hukuk Muhakemeleri Kanunu, tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edebilecekleri konularda delil sözleşmesi yapabilmesine imkân tanır. Buna karşılık şirketler hukukunda bu araç sınırlıdır: emredici hükümlere aykırı bir kararın butlanı veya kanunun öngördüğü şekil şartları, taraf iradesiyle bertaraf edilemez. Delil sözleşmesi bu nedenle ortaklar arası iç ilişkilerde, örneğin bilgi paylaşımı, defter kayıtları ve yazışma kanallarının bağlayıcılığında işlevlidir.
İptal Davasının Zaman Baskısı
Türk Ticaret Kanunu, kanuna, esas sözleşmeye veya dürüstlük kuralına aykırı genel kurul kararlarına karşı iptal davası açılmasını karar tarihinden itibaren üç aylık bir süreye bağlamıştır. Butlan hâlleri bakımından durum farklı değerlendirilir; ancak bir kararın hangi kategoriye girdiği baştan kesin olmadığı için, süreye bağlı yolun kaçırılmaması esas alınmalıdır. Muhalefet şerhi ve tutanak kopyası bu davanın en temel iki belgesidir.
Kontrol Listesini Şirket Rutinine Yerleştirmek
Risk azaltmanın ölçütü, her genel kurul sonrası şu dosyanın kapanmış olmasıdır: çağrı ve ilan kayıtları, hazır bulunanlar listesi, vekâletnameler, tutanak, muhalefet şerhleri ve karar defteri kaydı. Bu dosya standart hâle getirildiğinde, yıllar sonra gündeme gelen bir uyuşmazlıkta belge arayışı yaşanmaz. Türk Borçlar Kanunu kapsamındaki ortaklar arası taahhütlerin de aynı arşivde tutulması, iç ilişkideki tartışmaları kısaltır.
Buradaki değerlendirmeler genel niteliktedir ve her şirketin esas sözleşmesi farklı sonuçlar doğurabilir. Genel kurul kararına ilişkin bir tartışma yaşıyorsanız, iptal süresi işlediği için tutanakla birlikte hukuki değerlendirme almanız uygun olur.