Ortaklar arasındaki uyuşmazlıklarda tahkim, hız ve gizlilik beklentisiyle tercih edilir. Buna karşılık tahkimde en sık karşılaşılan kayıp sebebi, tahkim iradesinin ya da uyuşmazlığa ilişkin şirket kayıtlarının yeterince belgelenmemesidir. TTK ve 6102 çerçevesindeki şirketler hukuku kuralları ile TBK kaynaklı sözleşme hükümleri birlikte okunmadığında, hakem önüne taşınan talep daha ilk aşamada yetki tartışmasına takılabilir. Aşağıdaki kontrol dizisi bu riski daraltmayı amaçlar.
Tahkim Anlaşmasının Kapsamını Doğrulamak
Uyuşmazlığın tahkime elverişli olup olmadığı ve tahkim şartının bu uyuşmazlığı kapsayıp kapsamadığı ilk sorudur. Kontrol edilecek metinler şunlardır:
- Esas sözleşmedeki tahkim hükmü ve tescil durumu
- Pay sahipleri sözleşmesi ile eklerindeki uyuşmazlık çözüm maddeleri
- Sonradan imzalanan protokol, mutabakat ve feragat metinleri
- Hükmün atıf yaptığı tahkim kuralları ve kurum yönergesi
- Tahkim yeri, dil ve hakem sayısına ilişkin kayıtlar
Şirket Kayıtlarının Delil Değeri
Şirket içi uyuşmazlıklarda iddiaların çoğu, yönetim organı kararlarına ve genel kurul sürecine dayanır. Karar defterindeki imza eksikliği, toplantı çağrısının usulüne uygun yapıldığını gösteren belgenin bulunmaması ya da hazirun cetvelindeki tutarsızlık, sonradan telafisi güç boşluklar yaratır. Ticari defterlerin usulüne uygun tutulması, kendi lehine delil olarak kullanılabilmesi bakımından da önem taşır.
Hakem Yargılamasına Girmeden Önceki Sıralama
- Talep konusu, para alacağı ve şirket işleyişine ilişkin talepler olarak ayrıştırılır.
- Her talep için dayanak belge eşleştirilir; eşleşmeyen talep yeniden değerlendirilir.
- Bilirkişi veya uzman görüşü gerekecek hesap kalemleri önceden belirlenir.
- Karşı tarafın elinde bulunan belgeler listelenir ve ibrazı için talep planlanır.
- Hakem seçimi ve red sebepleri, menfaat ilişkileri taranarak kontrol edilir.
Gizlilik ile Belge Paylaşımı Arasındaki Denge
Tahkimin gizliliği, delil sunma ihtiyacıyla çatışabilir. Ticari sır niteliğindeki bilgilerin sunulması gerektiğinde koruma tedbirlerinin usulüne uygun talep edilmesi, hem şirketi hem de tarafı korur. Elektronik yazışmaların ve muhasebe verilerinin nasıl elde edildiği ayrıca not edilmelidir; hukuka aykırı biçimde elde edildiği tartışılan bir kaydın ispat değeri zayıflar.
Karar Sonrası İçin Hazırlık
- Hakem kararının icra edilebilirliği için gerekli adımlar önceden planlandı mı?
- İptal davası ihtimaline karşı usule ilişkin itirazlar duruşma tutanaklarına geçirildi mi?
- Yabancılık unsuru varsa tenfiz süreci ve gerekli belgeler değerlendirildi mi?
- Şirket işleyişine ilişkin geçici koruma ihtiyacı doğduğunda başvurulacak merci belirlendi mi?
Yukarıdaki başlıklar genel yol gösterme amacı taşır. Ortaklık yapınıza ve sözleşme metninize göre sonuç değişebileceğinden, tahkim yoluna gitmeden önce sözleşmelerinizi ve şirket kayıtlarınızı birlikte inceleyecek profesyonel destek almanız yerinde olur.