Şirket ortakları arasındaki gerilim çoğu kez genel kurul salonunda görünür hâle gelir. Sözleşmede tahkim kaydı bulunan şirketlerde ise ilk soru uyuşmazlığın esası değil, hangi merciin bakacağıdır. Bu rehber TTK, 6102 ve TBK ekseninde, genel kurul kaynaklı bir ihtilafta tahkim yoluna gidilmeden önce belge ve kayıt eksikliğinin nasıl denetleneceğini ele alır.
Tahkim Kaydı Her Uyuşmazlığı Kapsar mı?
Esas sözleşmedeki tahkim kaydının kapsamı, uygulamada sanıldığı kadar geniş değildir. Ortaklar arasındaki sözleşmesel alacak ilişkileri ile şirket organının kararının geçerliliğine yönelik talepler aynı kefeye konulamaz; kararın hükümsüzlüğü niteliğindeki taleplerin tahkime elverişliliği tartışmalıdır. Bu nedenle dosya kurgusuna başlarken talebin hukuki niteliği netleştirilmeli, kaydın kişi ve konu bakımından kapsamı ayrıca okunmalıdır.
Toplantı Öncesi ve Sırasında Üretilmesi Gereken Kayıtlar
- Çağrı usulüne ilişkin bildirim, ilan ve tebliğ belgeleri
- Hazır bulunanlar listesi ile temsil belgelerinin asılları
- Gündeme bağlılık ve gündem dışı görüşme talepleri
- Muhalefet şerhinin tutanağa geçirilmiş hâli
- Bilgi alma ve inceleme talebinin reddedildiğine dair kayıt
Delil Eksikliğinin Bu Alandaki Tipik Görünümü
Uygulamada en sık karşılaşılan kayıp, muhalefetin sözlü olarak dile getirilip tutanağa işlenmemesidir. Aynı şekilde çağrının usulüne uygun yapılmadığı iddiası, çoğu zaman gönderim kayıtları saklanmadığı için ispatsız kalır. Toplantıdan sonra üretilmesi mümkün olmayan bu kayıtların o gün alınmış olması gerekir.
Tahkim Dosyasında Delil Sunum Takvimi
- Hakem heyetinin kurulmasından önce talep ve karşı taleplerin çerçevesini yazılı olarak sabitleyin.
- Usul takvimi belirlenirken belge ibrazı ve bilirkişi/uzman görüşü aşamalarına ayrı süre ayırtın.
- Ticari defter ve kayıtların incelenmesi gerekiyorsa talebi ilk dilekçe aşamasında dile getirin.
- Karşı tarafın elindeki belgeler için ibraz talebini gerekçelendirerek somutlaştırın.
- Tanık dinlenecekse beyanın hangi maddi vakıayı karşılayacağını önceden belirleyin.
Karar Sonrası Kontroller
Hakem kararının icra edilebilir olması için şekil ve içerik yönünden kanunun aradığı unsurları taşıması gerekir. Kararın iptali sebepleri sınırlı sayıda olduğundan, esasa ilişkin memnuniyetsizlik tek başına bir iptal gerekçesi oluşturmaz. Bu nedenle usule ilişkin itirazlar, karar çıktıktan sonra değil süreç içinde ve zamanında kayda geçirilmelidir.
Yukarıdaki çerçeve genel bilgilendirme amaçlıdır; esas sözleşme metni ve şirketin fiili işleyişi sonucu değiştirebilir. Somut uyuşmazlıkta belgelerin bir hukukçuyla birlikte gözden geçirilmesi önerilir.