Bir ticari sözleşmeye tahkim şartı koymak, uyuşmazlığın devlet mahkemesi yerine hakem önünde çözüleceği anlamına gelir. Tahkim yargılaması ağırlıklı olarak yazılı belge üzerinden yürüdüğü için, sözleşme kurulurken alınmayan basit bir kayıt tedbiri yıllar sonra ispat edilemeyen bir alacağa dönüşebilir. Aşağıdaki kontrol listesi, TTK ve TBK çerçevesinde kurulan ilişkilerde tahkim şartının delil boyutunu ele alır.
Tahkim Şartı Yazılırken Bakılacak Altı Başlık
- Tahkim iradesinin tereddüde yer bırakmayacak biçimde yazılması; mahkeme ile tahkimi aynı cümlede seçenek gibi sunan ifadelerden kaçınılması
- Hakem sayısı ve hakem seçim usulünün belirlenmesi
- Tahkim yeri, yargılama dili ve uygulanacak maddi hukukun ayrı ayrı gösterilmesi
- Kurumsal tahkim mi yoksa geçici tahkim mi tercih edildiğinin açıkça yazılması
- Delil sunum takvimi, tanık beyanının yazılı alınıp alınmayacağı ve bilirkişi usulü
- Sözleşmenin hangi eklerinin ve yan protokollerinin tahkim şartı kapsamında olduğu
Delil Boşluğunun Doğduğu Tipik Anlar
Uygulamada dosyayı zayıflatan şey çoğu zaman hukuki argüman değil, ticari akışın kayıt dışı yürütülmesidir. Siparişin telefonla teyit edilmesi, teslim belgelerinde imza ve kaşe eksikliği, fiyat değişikliğinin yalnızca sözlü mutabakatla uygulanması, yazışmaların kurumsal olmayan hesaplardan sürdürülmesi ve cari hesap mutabakatının hiç yapılmaması, ihtilaf çıktığında tarafların aynı olayı bambaşka anlatmasına yol açar.
Sözleşme Yürürken Tutulacak Dosya Düzeni
- Her edim için tek bir referans numarası belirlenip tüm belgelerde aynı numaranın kullanılması
- Teslim, muayene ve kabul aşamalarının ayrı belgelerle kayda geçirilmesi
- Ek ve değişikliklerin sözleşmedeki şekil şartına uygun biçimde imzalanması
- Ödeme dekontlarının açıklama alanına fatura veya sipariş referansının yazılması
- Dönemsel mutabakat yazışmalarının arşivlenmesi ve cevapsız kalanların not edilmesi
Tahkim Yoluna Gitmeden Önceki Son Kontrol
Talep hakem önüne taşınmadan önce iki soru cevaplanmalıdır: elimdeki belgeler talebin her kalemini tek başına karşılıyor mu ve karşı tarafın olası savunmasına ait belgeler dosyada var mı. İkinci soru genellikle atlanır; oysa karşı tarafın elindeki belgeye dayanan bir savunma, ancak önceden öngörülürse zamanında karşılanabilir. Zamanaşımı ve sözleşmesel hak düşürücü sürelerin tahkim başvurusu bakımından ayrıca hesaplanması da bu aşamanın parçasıdır.
Kısa Değerlendirme
Tahkim şartı, doğru kurgulandığında hızlı ve teknik bir çözüm yolu; özensiz yazıldığında ise hem mahkeme hem hakem önünde yetki tartışması doğuran bir yük olabilir. Sözleşmenin ve ticari ilişkinin kendine özgü şartları, burada anlatılan genel çerçeveyi değiştirebileceğinden, somut dosya için hukuki değerlendirme alınması yerinde olur.