Genel kurul kararlarının iptali davalarının önemli bölümü kararın içeriğinden değil, toplantının nasıl yapıldığından doğar. 6102 sayılı TTK çerçevesinde çağrı, temsil ve yeter sayı kayıtlarındaki bir eksiklik, esasen doğru olan bir kararı dahi tartışmaya açar. Bu rehber, toplantı öncesinde ve sırasında tutulması gereken kayıtları risk sırasına göre ele alır.
Çağrı Usulü Başlı Başına Bir İptal Sebebidir
Çağrının kim tarafından yapıldığı, ilan ve bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediği, gündemin çağrıda açıkça gösterilip gösterilmediği ilk kontrol edilecek noktalardır. Gündemde bulunmayan bir konunun görüşülmesi, kanunda öngörülen istisnalar dışında karara sakatlık taşır. Çağrı belgelerinin gönderim kanıtları toplantıdan sonra da saklanmalıdır.
Temsil ve Yetki Belgelerindeki Boşluklar
- Vekâletname metninin kapsamı ile kullanılan oyun uyuşmaması.
- Tüzel kişi ortağı temsil eden kişinin yetkisini gösteren güncel sicil kaydının dosyaya konulmaması.
- Pay defterine işlenmemiş devirler nedeniyle katılım hakkının tartışmalı hale gelmesi.
- İntifa, rehin veya paylı mülkiyet durumlarında oy hakkının kimde olduğunun belirsiz bırakılması.
Yeter Sayı Kayıtlarının Anlık Tutulması
Toplantı ve karar yeter sayısı, gündem maddesine göre değişebilir. Uygulamadaki hata, hazır bulunanlar listesinin toplantı başında bir kez alınıp sonraki ayrılmaların kaydedilmemesidir. Her gündem maddesi oylanırken salondaki pay oranının tutanağa geçirilmesi, sonradan yeter sayı itirazlarını büyük ölçüde etkisiz kılar.
Muhalefet Şerhi: Dava Hakkının Kapısı
Karara katılmayan pay sahibinin iptal davası açabilmesi bakımından muhalefetin tutanağa geçirilmesi belirleyicidir. Şerh; hangi gündem maddesine, hangi gerekçeyle muhalefet edildiğini açıkça göstermelidir. Sadece olumsuz oy kullanmak ile muhalefeti tutanağa kaydettirmek aynı sonucu doğurmaz. Şerhin yazıldığı sayfanın imzalı örneği toplantı çıkışında talep edilmelidir.
Toplantı Sonrası Denetim Sırası
- Tutanak, hazır bulunanlar listesi ve vekâletnameler tek dosyada birleştirilir.
- Tescile tabi kararların sicil işlemleri süresinde yapılır.
- Bakanlık temsilcisi gerektiren hâllerde bu husus ayrıca teyit edilir.
- İptal riski taşıyan maddeler için düzeltici yeni bir genel kurul ihtimali değerlendirilir.
- Yönetim organının sorumluluğunu doğurabilecek maddeler ayrıca not edilir.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve gündemin niteliği sonucu değiştirebilir. Tartışmalı gündemler içeren toplantılarda hazırlığın önceden hukuki destekle yapılması yerinde olur.