Genel kurul kararlarına karşı açılacak iptal davasında sonucu belirleyen etken, çoğu zaman kararın içeriğinden çok toplantının nasıl yapıldığına dair kayıtlardır. Bu kayıtlar toplantı anında alınmazsa sonradan tamamlanamaz. TTK'nın anonim ve limited şirketlere ilişkin düzeni ile TBK'nın genel hükümleri, 6102 sayılı Kanun çatısı altında bu süreçte birlikte işletilir.
Toplantı Anında Yapılması Gerekenler
İptal davası açma hakkı, kural olarak karara olumsuz oy veren ve muhalefetini tutanağa geçirten pay sahibine tanınır. Bu nedenle toplantıda yapılacak en kritik işlem, muhalefet şerhinin açık, gerekçeli ve tutanağa işlenmiş biçimde konulmasıdır. Şerh yalnızca "karara katılmıyorum" ifadesiyle sınırlı kalmamalı; hangi karara, hangi sebeple karşı çıkıldığı yazılmalıdır. Çağrı usulüne aykırılık gibi hallerde ise farklı bir değerlendirme gündeme gelebilir.
Çağrı ve Bilgilendirme Zincirini Belgelemek
Toplantı öncesi aşama başlı başına bir delil kümesidir. Çağrının usulüne uygun yapılıp yapılmadığı, gündemin ilan edilen içerikle örtüşüp örtüşmediği, finansal tabloların ve raporların pay sahiplerinin incelemesine süresinde sunulup sunulmadığı kayıt altına alınmalıdır. Ticaret sicil kayıtları, gönderilen bildirimler ve şirket merkezinde yapılan inceleme talebine verilen cevap bu kapsamda toplanır.
Toplantı ve Karar Yeter Sayılarının Denetimi
Hazır bulunanlar listesi, temsil belgeleri ve oy kullanma biçimi ayrıntılı incelenmelidir. Vekâletnamelerin geçerliliği, imtiyazlı payların oy gücü, oydan yoksunluk halleri ve bölünmüş oy kullanımı sonucu doğrudan etkiler. Yeter sayı hesabındaki bir hata, kararın içeriği tartışılmadan iptal sebebi oluşturabilir.
İhtiyati Tedbirin Kapsamını Doğru Belirlemek
Tedbir talebi, kararın icra edilmesiyle doğacak zararın sonradan giderilemeyeceği gösterildiği ölçüde karşılık bulur. Sermaye artırımı, pay devri, yönetim değişikliği ya da malvarlığı satışı gibi kararlarda bu risk somut biçimde açıklanmalıdır. Talep, kararın tümünün durdurulması yerine, geri dönülemez sonuç doğuran işlemi hedefleyecek biçimde daraltıldığında daha isabetli sonuç verir. Tescil aşaması gündemdeyse, sicil müdürlüğüne yönelik talebin de dilekçeye eklenmesi gerekir.
Üç Aylık Süreyi Kaçırmamak
Genel kurul kararlarının iptali davası, karar tarihinden itibaren işleyen kısa bir süreye bağlıdır ve bu süre hak düşürücü niteliktedir. Bu nedenle toplantı tarihi, tutanağın tesciline ilişkin işlem tarihi ve muhalefet şerhinin kaydedildiği sayfa ayrı ayrı not edilmelidir. Delil toplama süreci sürerken dava açma tarihinin beklenmesi, en güçlü iddianın dahi değerlendirilememesine yol açar.
Bu değerlendirme genel bilgilendirme niteliğindedir. Şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve kararın konusu izlenecek yolu değiştirebilir; toplantı sonrası kısa süre içinde hukuki destek alınması yerinde olur.