Ortaklar arasındaki uyuşmazlıklarda taraflar genellikle aynı olayları anlatır, ancak farklı kayıtlara dayanır. TTK, TBK ve 6102 sayılı Kanun çerçevesinde yürüyen dosyalarda sonucu belirleyen şey, hangi kaydın ispat gücü taşıdığıdır. Sözleşmeye konulan delil kayıtları ile şirketin resmî defterleri bu noktada karşı karşıya gelir.
Delil Sözleşmesinin Sınırı Nerede Biter?
Ortaklık sözleşmesine veya pay devri protokolüne konulan "uyuşmazlıkta yalnızca yazılı belge delil olarak kullanılır" türü kayıtlar, yargılamada tarafların ispat yolunu daraltır. Bu tür kayıtların geçerliliği, kapsamının açık olmasına ve tarafın hakkını kullanmasını fiilen imkânsız hâle getirmemesine bağlıdır. Sözleşme müzakere edilirken bu hüküm çoğu zaman standart metinden kopyalanır; uyuşmazlık çıktığında ise kendi lehinize olacak tanık delilini de kapatmış olabilirsiniz. Bu nedenle mevcut sözleşmelerdeki delil kayıtları uyuşmazlık başlamadan gözden geçirilmelidir.
Ticari Defterlerin Ağırlığı
Usulüne uygun tutulan, açılış ve kapanış onayları yapılmış defterler, sahibinin lehine de aleyhine de değerlendirilebilen güçlü bir kayıt seti oluşturur. Karşı tarafın defterlerine dayanılacaksa, defterlerin ibrazı talebi baştan ve kapsamı belirtilerek yapılmalıdır. Cari hesap ekstresi, mizan, fatura akışı ve banka hareketlerinin birbirini doğrulaması, bilirkişi incelemesinde belirleyici olur.
Kurumsal Karar Zincirini Belgelemek
- Genel kurul çağrı belgeleri, hazirun cetveli ve toplantı tutanakları toplanır.
- Yönetim kararlarının defterdeki sıra numarası ve tarihi eşleştirilir.
- İmza sirküleri ve temsil yetkisinin dönemsel değişimi çıkarılır.
- Ortaklar arası para hareketleri, sermaye ve borç ayrımıyla sınıflandırılır.
- Ticaret sicili ilanları zaman çizelgesine işlenir.
Tebligat Adresi ve Kaçırılan Süreler
Şirket uyuşmazlıklarında en sessiz kayıp, bildirimlerin sicildeki eski adrese ya da artık kullanılmayan elektronik adrese ulaşmasıdır. Genel kurul çağrısı, ihtarname veya dava evrakı bu şekilde ulaştığında, azınlıkta kalan ortak süreçten geç haberdar olur ve iptal talebi için öngörülen süre işlemeye başlamış olabilir. Sicil kayıtlarının güncel tutulması, elektronik tebligat kutusunun düzenli kontrolü ve şirketten ayrılan yetkililerin bildirim listelerinden çıkarılması bu riski azaltan basit ama etkili adımlardır.
Yukarıdaki başlıklar genel bilgi vermek için hazırlanmıştır. Şirket türü, sözleşme hükümleri ve kayıt düzeni sonucu değiştirebileceğinden, uyuşmazlık büyümeden önce belgeler üzerinden hukuki değerlendirme yapılması önerilir.