Anonim ve limited şirketlerde genel kurul kararlarına ilişkin uyuşmazlıklar, TTK ve TBK hükümlerinin yanı sıra şirket iç düzenlemeleriyle birlikte çözülür. Bu alanda dosyanın gücü, toplantı sürecinde üretilen belgelerin eksiksiz ve tarih tutarlı biçimde saklanmasına bağlıdır.
Toplantı Sürecinin Belge Zinciri
Uyuşmazlık çıktığında hâkimin önüne gelen ilk belgeler çağrı ilanı, gündem, hazır bulunanlar listesi, vekâletnameler, toplantı tutanağı ve varsa bakanlık temsilcisi raporudur. Bu zincirdeki bir kopukluk, esasa ilişkin haklı bir iddiayı bile zayıflatır. Toplantı öncesinde pay defteri kayıtlarının güncellenmesi ve inceleme hakkı kullanılan belgelerin tarihli tutanağa bağlanması önerilir.
Delil Sözleşmesi Ne Sağlar, Ne Sağlamaz?
Taraflar, aralarındaki ilişkide belirli vakıaların ancak belirli delillerle ispat edilebileceğini kararlaştırabilir. HMK bu imkânı tanımakla birlikte, delil sözleşmesinin kapsamı ve geçerlilik koşulları sınırlıdır. Özellikle emredici usul kurallarını bertaraf eden, tarafın ispat hakkını fiilen ortadan kaldıran düzenlemeler beklenen sonucu vermez. Bu nedenle sözleşme metnindeki delil kaydı, ticari defter ve resmî kayıtların ispat işlevini tümüyle dışlayacak biçimde kurgulanmamalıdır.
Ticari Defterlerin Konumu
- Defterlerin usulüne uygun tutulması ve açılış-kapanış onaylarının bulunması aranır.
- Defter kayıtları, dayanağı belgelerle birlikte anlam kazanır.
- Yönetim kurulu karar defteri, genel kurul iradesinin oluşumunu gösterir.
- Elektronik defter kullanılıyorsa berat ve sistem kayıtları hazır tutulmalıdır.
Çağrı ve Kararın Bildirimi
- Çağrının usulüne uygun yapıldığı, ilan ve gönderi kayıtlarıyla belgelenir.
- Pay sahibine yapılan bildirimlerin tarihleri tek tabloda toplanır.
- Karara muhalefet, tutanağa geçirilerek kayda alınır.
- İptal davası için kanunda öngörülen kısa süre, karar tarihinden itibaren takip edilir.
Bildirim Gecikmesinin Yarattığı Risk
Çağrı yazısının ya da karar örneğinin pay sahibine geç ulaşması, hem katılım hakkını hem de dava süresini etkiler. Adres kayıtlarının güncellenmemesi, KEP adresinin izlenmemesi ve tebliğ evrakının şirket arşivine düzenli işlenmemesi bu gecikmenin başlıca nedenleridir. Şirket tarafında da bildirim kayıtlarının saklanması, ileride açılacak iptal davasında savunmanın temelini oluşturur.
Buradaki değerlendirmeler genel niteliktedir; şirket türü, esas sözleşme hükümleri ve toplantının somut akışı sonucu değiştirir. Kısa süreye tabi bir dava söz konusu olduğundan, karar sonrası hızlı bir hukuki inceleme yapılması yerinde olur.