Ortaklar arasındaki güven sürdüğü sürece kimse belgelerin nasıl saklandığını dert etmez; ancak uyuşmazlık patlak verdiğinde tarafların elinde ne olduğu her şeyi belirler. Ticari ilişkilerde delil sözleşmesi, bu belirsizliği önceden yönetmenin araçlarından biridir.
Delil Sözleşmesi Nedir, Ne İşe Yarar?
Taraflar, aralarındaki bir uyuşmazlıkta hangi vakıanın hangi delille ispatlanacağını önceden kararlaştırabilir. Örneğin şirket kayıtlarının, belirli bir muhasebe defterinin ya da elektronik sistemin esas alınacağı yönünde bir anlaşma yapılabilir. Bu, ihtilaf çıktığında "hangi belge geçerli" tartışmasını baştan kapatır. HMK, tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edebilecekleri konularda böyle anlaşmalara imkan tanır.
Ticari Defterlerin Rolü
TTK kapsamında usulüne uygun tutulan ve saklanan ticari defterler, tacirler arasındaki uyuşmazlıklarda sahibinin lehine de aleyhine de delil oluşturabilir. Bir ortağın "benim kayıtlarım şöyle diyor" demesi tek başına yeterli değildir; defterlerin açılış-kapanış onayları, düzenli tutulup tutulmadığı ve birbirini doğrulayıp doğrulamadığı incelenir. Bu yüzden şirket içi anlaşmazlıkta defterlerin durumu, çoğu zaman iddiadan daha belirleyicidir.
Uyuşmazlık Türüne Göre Delil Haritası
- Kar payı ve ortaklık hakları çekişmelerinde genel kurul kararları ve pay defteri öne çıkar.
- Yönetim yetkisinin kötüye kullanıldığı iddialarında yazışmalar, imza sirküleri ve banka hareketleri kritiktir.
- Rekabet yasağı veya sır ihlali tartışmalarında elektronik veriler ve erişim kayıtları gündeme gelir.
Sözleşmeye Konabilecek Mekanizmalar
Ortaklık sözleşmesine, uyuşmazlık halinde bağımsız denetim yaptırılması, belirli kayıtların esas alınması veya tahkim gibi mekanizmalar eklenebilir. Bu düzenlemeler, ihtilafın uzun ve masraflı bir kanıt savaşına dönüşmesini sınırlar. Ancak her hükmün geçerliliği, tarafların o konuda serbestçe tasarruf edebilmesine bağlıdır.
Kapanış
Şirket içi uyuşmazlıklarda en sağlam pozisyon, kriz anında değil ilişkinin kurulduğu aşamada inşa edilir. Ortaklık yapınıza uygun bir delil ve çözüm mekanizmasını bir hukukçuyla önceden tasarlamanız, ileride yaşanabilecek çekişmelerin maliyetini belirgin biçimde azaltabilir.