Ortaklar arasındaki uyuşmazlıklarda tahkim, esas sözleşmeye veya ayrı bir anlaşmaya dayanan alternatif bir çözüm yoludur. TTK ve TBK uygulamasında bu yolun başarısı, büyük ölçüde iki teknik konuya bağlıdır: uyuşmazlığın gerçekten tahkim kaydının kapsamına girip girmediği ve tarafların bildirimlere zamanında ulaşıp ulaşamadığı. Bu rehber, şirket içi uyuşmazlıklarda tahkim dosyasını delil düzeni açısından ele alır.
Önce Tahkim Kaydının Sınırı Okunur
Tahkim şartı çoğunlukla genel bir cümleyle yazılır ve tüm uyuşmazlıkları kapsadığı varsayılır. Oysa kaydın kapsamı, hangi ilişkiden doğan uyuşmazlıkları içerdiğine göre daralabilir. Ortaklık payının devrinden doğan bir talep ile organ kararlarına yönelik bir itiraz aynı çerçevede değerlendirilmeyebilir. Süreç başlatılmadan önce kaydın metni, esas sözleşmenin ilgili hükümleriyle birlikte okunmalı; kapsam dışı kalan talepler için ayrı bir yol planlanmalıdır.
Ortaklık Uyuşmazlıklarında Delil Nerede Durur
- Genel kurul ve yönetim organı kararlarına ilişkin defter kayıtları ve tutanaklar
- Pay defteri, devir sözleşmeleri ve bunlara ilişkin bildirim yazışmaları
- Ortaklar arası protokoller, oy sözleşmeleri ve yan anlaşmalar
- Mali tablolar, denetim raporları ve bunların paylaşıldığına dair kayıtlar
- Bilgi alma ve inceleme taleplerine verilen cevaplar ya da cevapsız kalan başvurular
Delil Erişimi Azınlık İçin Baştan Planlanır
Şirket kayıtlarının fiilen yönetimi elinde tutan tarafta bulunması, azınlık konumundaki ortağın en büyük dezavantajıdır. Bu nedenle uyuşmazlık belirginleşmeden önce yapılan bilgi alma başvuruları, sonradan hem içerik hem de cevapsız bırakılma yönüyle delil değeri taşır. Talebin yazılı ve tarihli biçimde yapılması, cevabın gecikmesinin bile dosyaya bir olgu olarak girmesini sağlar.
Bildirim Adresi ve Tebligat Gecikmesi
Tahkim sürecinde bildirimler, çoğunlukla sözleşmede gösterilen adreslere yapılır. Ortağın adresini güncellememesi, şirket kayıtlarındaki adresin fiilen kullanılmaması ya da bildirimin şirket merkezinde başka bir çalışana teslim edilmesi, tarafın süreçten geç haberdar olmasına yol açar. Bu gecikme yalnızca bir gecikme değildir; savunma hakkının kullanılmadığı yönündeki tartışmayı doğurarak sonucun sorgulanmasına zemin hazırlar. Bu nedenle bildirim adresi, adres değişikliği usulü ve elektronik bildirim yöntemi sözleşmede açıkça düzenlenmelidir.
Süreç Boyunca Tutulacak Disiplin
- Uyuşmazlığın konusu, tahkim kaydının kapsamıyla eşleştirilerek yazılı biçimde tanımlanır.
- Talep kalemleri ölçülebilir hale getirilir; hesaplama yöntemi ayrıca açıklanır.
- Karşı tarafın elinde bulunan belgeler için talep, dosyanın erken aşamasında ileri sürülür.
- Teknik değerlendirme gerekiyorsa uzman görüşünün zamanlaması takvimle uyumlu planlanır.
- Her bildirimin gönderim ve ulaşım tarihi ayrı bir kayıtta izlenir.
Yukarıdaki açıklamalar genel niteliktedir. Şirket türü, esas sözleşmenin metni ve uyuşmazlığın konusu izlenecek yolu değiştirebileceğinden, tahkim yoluna başvurmadan önce kaydın geçerliliği ve kapsamı konusunda hukuki değerlendirme alınması gerekir.