Ticari uyuşmazlıklarda sorun çoğu zaman belgenin yokluğu değil, elde bulunan belgenin mahkeme önünde hangi ağırlıkta değerlendirileceğidir. Delil sözleşmesi, tarafların ihtilaf hâlinde ispatın hangi delillerle yapılacağını sözleşme aşamasında kararlaştırdığı bir usul anlaşmasıdır. TTK ve TBK zemininde kurulan ticari ilişkilerde bu madde çoğu kez matbu biçimde geçiştirilir; oysa yanlış kurgulanmış bir delil kaydı, dava açıldığında tarafı kendi belgesini kullanamaz duruma düşürebilir.
Delil sözleşmesinin sınırı nerede biter
Bu tür anlaşmalar, tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edebileceği konularla sınırlıdır. Kamu düzenine ilişkin, hâkimin kendiliğinden araştırma yaptığı alanlarda ispat yolunu daraltan kayıtlar beklenen sonucu vermez. Bir tarafı fiilen ispattan yoksun bırakan, ölçüsüz ve tek yanlı düzenlemeler de uygulanmayabilir. Metni yazarken sorulacak asıl soru şudur: bu kayıt yürürlükte kalırsa karşı taraf iddiasını hâlâ ispat edebiliyor mu?
Ticari defter, fatura ve elektronik yazışma ağırlığı
İspat mimarisi kurulurken her belgenin işlevi ayrı ayrı yazılmalıdır:
- Ticari defterler: usulüne uygun tutulup tutulmadığı, ibraz edilebilirliği ve karşı defterle çelişip çelişmediği belirleyicidir.
- Fatura ve irsaliye: teslim, miktar ve muhataba ulaşma zinciri birlikte kurulmadıkça tek başına yeterli olmayabilir.
- E-posta ve mesajlaşma: gönderen kimliği, bütünlük ve zaman bilgisi doğrulanabiliyorsa değer kazanır; ekran görüntüsü tek başına zayıf kalır.
- Cari hesap mutabakatı: imzalı ve tarihli mutabakat, sonraki itirazların kapsamını daraltır.
Usule aykırı işlem riskini doğuran tipik hatalar
Uygulamada en sık karşılaşılan kusur, delil sözleşmesinin sözleşmenin genel işlem koşulları bölümüne gömülmesi ve karşı tarafın bilgisine sunulduğunun gösterilememesidir. İkinci sık hata, yalnızca yemin veya yalnızca tanık gibi tek bir delili dışlayıp geri kalan zinciri hiç düşünmemektir. Üçüncüsü, sözleşmede kararlaştırılan ispat yönteminin ticari defter ibrazı gibi ayrı bir usule tabi işlemle çelişmesidir; bu durumda talebin usulden karşılıksız kalması gündeme gelir.
Sözleşme aşamasında kurulacak ispat planı
- İhtilafın çıkabileceği başlıklar (teslim, ayıp, temerrüt, fesih) tek tek listelenir.
- Her başlık için ispat yükünün kimde olacağı ve hangi belgeyle karşılanacağı yazılır.
- Bildirim ve ihtar kanalları tek bir adrese bağlanır, adres değişikliği bildirimi şarta bağlanır.
- Elektronik kayıtların saklanma süresi ve formatı sözleşmeye eklenir.
- Delil kaydının HMK usulüyle çelişip çelişmediği, imzadan önce ayrıca kontrol edilir.
Buradaki değerlendirmeler genel niteliktedir; ticari ilişkinin tipi, sözleşmenin kuruluş biçimi ve tarafların sıfatı sonucu değiştirebilir. Sözleşme metnini imzalamadan önce ihtilafa özgü bir hukuki inceleme yaptırmak, sonradan telafisi güç ispat kayıplarını önler.