Ticari ilişkilerde uyuşmazlık çıktığında tarafların elindeki en güçlü araç, çoğu zaman sözleşmenin esasa ilişkin maddeleri değil, ispat düzenine ilişkin hükümleridir. 6102 sayılı TTK tacirin defter ve kayıt yükümlülüklerini, TBK sözleşme serbestisinin sınırlarını, HMK ise delil sözleşmesinin geçerlilik koşullarını belirler. Bu rehber, delil sözleşmesi bulunan ya da bulunması planlanan ticari ilişkilerde eksik kayıt riskini azaltmaya yöneliktir.
Delil Sözleşmesi Neyi Değiştirir, Neyi Değiştirmez
Delil sözleşmesiyle taraflar, aralarındaki uyuşmazlıkta hangi delillerle ispat yapılacağını önceden belirleyebilir. Ancak bu serbesti sınırsız değildir: hâkimin takdirini tamamen ortadan kaldıran, tarafı ispat imkânından yoksun bırakan veya emredici hükümlerle bağdaşmayan düzenlemeler beklenen sonucu vermez. Bu nedenle sözleşme metni yazılırken, hangi delilin münhasır sayıldığı kadar hangi delilin dışlanmadığı da açıkça ifade edilmelidir.
Sözleşmeye Yazılması Gereken Kayıt Düzeni
- Bildirimlerin hangi adres ve kanaldan yapılacağı, adres değişikliğinin bildirim usulü
- Elektronik yazışmanın hangi hesaplar üzerinden yapıldığında taraf beyanı sayılacağı
- Teslim, kabul ve ayıp bildirimlerinin hangi belgeyle kanıtlanacağı
- Cari hesap mutabakatlarının dönemi ve itiraz süresi
- Uyuşmazlık hâlinde kayıtların hangi süreyle saklanacağı
Elektronik Kayıtlarda En Sık Görülen Eksiklik
Ticari uyuşmazlıkların büyük bölümünde yazışmalar elektronik ortamdadır; fakat dosyaya yalnızca birkaç ekran görüntüsü sunulur. Bu sunum biçimi, yazışmanın bütünlüğü ve karşı tarafa aidiyeti tartışmaya açıldığında zayıf kalır. Yazışmanın kesintisiz akışı, gönderici ve alıcı bilgileri ile tarih damgasını içerecek biçimde sunulması; kurumsal e-posta ve elektronik tebligat kayıtlarının ise kaynağından alınması gerekir.
Ticari Defterlerin İki Yönlü Etkisi
Usulüne uygun tutulan ticari defterler sahibi lehine de aleyhine de sonuç doğurabilen bir delildir. Bu ikili niteliği nedeniyle defterlere dayanmadan önce, kayıtların açılış-kapanış onayları ve kayıt bütünlüğü kontrol edilmelidir. Karşı tarafın defterlerine dayanılacaksa, hangi hesap ve döneme ilişkin inceleme istendiği dilekçede belirtilmelidir.
Uyuşmazlık Çıkmadan Yapılması Gerekenler
İspat düzeni, uyuşmazlık doğduktan sonra kurulamaz. Sözleşme imzalanırken belirlenen bildirim adresleri, yetkili kişiler ve saklama süreleri; ilişki boyunca güncel tutulmalıdır. Personel değişikliği sonrası kurumsal hesapların devri ve arşivin korunması, çoğu şirkette gözden kaçan ancak dava aşamasında belirleyici hâle gelen bir ayrıntıdır.
Buradaki değerlendirmeler genel niteliktedir. Sözleşmenin türü, tarafların sıfatı ve ilişkinin süresi ispat rejimini etkilediğinden, mevcut sözleşmelerinizin bu açıdan ayrıca incelenmesi tavsiye edilir.