Anonim ve limited şirketlerde genel kurul kararlarına yönelik uyuşmazlıkların önemli bir kısmı, kararın içeriğinden değil toplantının nasıl kurulduğundan doğar. TTK, TBK ve 6102 sayılı Kanun çerçevesinde yetki ve temsil zincirinde bırakılan bir boşluk, esasa hiç girilmeden kararın sakatlanmasına yol açabilir. Aşağıdaki kontrol listesi bu zinciri belge düzeyinde denetlemek için hazırlanmıştır.
Çağrı Usulü: Kararın İlk Kırılma Noktası
Toplantıya çağrının kim tarafından, hangi usulle ve hangi gündemle yapıldığı, sonraki tüm tartışmaların zeminidir. Çağrının yetkili organca yapılmaması, gündemde bulunmayan bir konuda karar alınması veya pay sahiplerine bildirimin usulüne uygun ulaşmaması, iptal talebinin en sık dayanağıdır. Çağrı ilanı, iadeli taahhütlü gönderi kayıtları ve gündem metni tarihleriyle birlikte saklanmalıdır.
Temsil Belgelerinin Denetimi
- Vekâletnamelerin usulüne uygun düzenlenip düzenlenmediği ve kapsamının gündemi karşılayıp karşılamadığı
- Tüzel kişi pay sahiplerinde temsilcinin yetkisini gösteren imza sirküleri ve organ kararı
- Pay defteri kayıtları ile hazır bulunanlar listesinin birbiriyle uyumu
- İntifa hakkı, rehin veya pay devri bulunan paylarda oy hakkının kimde olduğunun tespiti
- Toplantı başkanlığının oluşumu ve tutanağı imzalayanların yetkisi
Muhalefet Şerhinin Delil Değeri
Kararın iptalini talep edebilmek bakımından, toplantıda bulunup olumsuz oy kullanmak ve muhalefeti tutanağa geçirtmek belirleyici bir adımdır. Uygulamada en çok karşılaşılan kayıp, muhalefetin sözlü olarak dile getirilip tutanağa yazdırılmamasıdır. Şerh yazılırken hangi gündem maddesine, hangi gerekçeyle karşı çıkıldığı somut biçimde belirtilmeli; genel bir "karara katılmıyorum" ifadesiyle yetinilmemelidir.
Hazırlık Aşamasında Toplanacak Şirket Belgeleri
Uyuşmazlık büyüdüğünde ihtiyaç duyulan belgeler dağınık hâldeyse, süre içinde toplanamaz. Esas sözleşmenin güncel metni, yönetim organı kararlarının kayıtlı olduğu defter, ticaret sicil kayıtları, finansal tablolar ve varsa denetim raporları önceden bir araya getirilmelidir. Pay devri iddiası varsa devre ilişkin sözleşme, ödeme kayıtları ve pay defterine işlenme tarihi birlikte incelenmelidir.
Süre Baskısı Altında Yol Seçimi
Genel kurul kararına karşı iptal talebi kısa bir hak düşürücü süreye bağlıdır; buna karşılık kararın butlanının tespiti farklı bir hukuki zemine oturur ve şartları da farklıdır. Hangi yolun izleneceği kararın sakatlık derecesine göre belirlenir. Bu tercih yapılmadan dilekçe yazılması, hem sürenin boşa geçmesine hem de talep sonucunun yanlış kurulmasına yol açar; bu nedenle önce sakatlığın türü belirlenmeli, sonra dilekçe kaleme alınmalıdır.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel bilgilendirme niteliğindedir. Şirket yapısı, pay dağılımı ve esas sözleşmedeki özel hükümler sonucu doğrudan etkilediğinden, toplantı öncesinde ticaret hukuku alanında bir değerlendirme almak riskleri belirgin biçimde azaltır.