Bir anonim veya limited şirkette genel kurul kararına karşı çıkılacaksa, ilk soru esasa değil yola ilişkindir: uyuşmazlık mahkemede mi, yoksa tahkimde mi görülecektir. TTK ve 6102 sayılı Kanun düzeni içinde esas sözleşmeye konulan tahkim kaydı ile pay sahipleri arasında imzalanan sözleşmelerdeki tahkim şartı aynı kapsamda değildir; bu ayrım yapılmadan başlatılan süreç, süre işlerken yol tartışmasına harcanan aylara mal olabilir.
Yol tespiti: hangi metin bağlayıcı
İlk adım, tahkim şartının nerede yer aldığını belirlemektir. Esas sözleşmede yer alan bir kayıt ile yalnızca bazı pay sahipleri arasında imzalanmış bir pay sahipleri sözleşmesindeki kaydın etki alanı farklıdır. Şartın kapsamı da ayrıca okunmalıdır: yalnızca pay devri uyuşmazlıklarını mı, yoksa organ kararlarına ilişkin ihtilafları da mı kapsadığı, metnin sözcükleriyle tespit edilmelidir. Tescil ve ilan kayıtlarının güncel hâli ticaret sicilinden alınmalıdır.
Toplantı belgelerinin toplanması
- Çağrı usulüne ilişkin belgeler; çağrının şekli, zamanı ve muhatapları.
- Gündem metni ve gündeme bağlılık tartışması doğuran ek maddeler.
- Hazır bulunanlar listesi ve temsil belgeleri.
- Toplantı tutanağı ile oylamaya ilişkin kayıtlar.
- Toplantıda okunan finansal tablolar ve raporlar.
Muhalefet şerhi: sonradan doldurulamayan boşluk
Karara karşı çıkacak pay sahibinin durumunu belirleyen en önemli belge, toplantı tutanağına geçirilen muhalefet kaydıdır. Şerhin varlığı kadar içeriği de önem taşır; hangi karara, hangi gerekçeyle karşı çıkıldığı yazılmazsa sonraki aşamada ileri sürülecek argümanlar zayıflar. Şerhin tutanağa geçirilmesi engelleniyorsa, bu durumun kayıt altına alınması ve toplantı sonrası yazılı bildirimle teyit edilmesi gerekir.
Tahkim yolunda delil sunma takvimi
Tahkim yargılamasında usul, tarafların anlaştığı kurallara ve seçilen kurumun düzenlemelerine göre şekillenir. Delil sunma zamanı ve biçimi genellikle baştan takvimlendirilir; bu takvim kaçırıldığında sonradan belge sunma imkânı daralır. Bu nedenle şirket defterleri, yönetim kurulu kararları, denetim raporları ve yazışmalar başvuru öncesinde derlenmeli; şirket nezdinde bulunan ve erişilemeyen belgeler için talep listesi hazırlanmalıdır.
Yürütmenin ertelenmesi ihtiyacı
Tartışmalı kararın uygulanması geri dönülemez sonuçlar doğuracaksa, kararın icrasının durdurulmasına ilişkin talebin en başta gündeme getirilmesi gerekir. Sermaye artırımı, pay devri ya da temsil yetkisine ilişkin kararlarda gecikme, uyuşmazlığın konusunu fiilen ortadan kaldırabilir.
Buradaki başlıklar genel bir hazırlık düzenini anlatır. Şirket türü, esas sözleşme metni ve karara ilişkin süreler dosyayı belirgin biçimde farklılaştırdığından, genel kurul sonrası ilk günlerde hukuki değerlendirme alınması önerilir.