Ticari nitelikteki pek çok sözleşme uyuşmazlığında arabuluculuk, dava açılmadan önce tamamlanması gereken bir aşamadır. TBK ve HMK çerçevesindeki bu süreç uygulamada sıklıkla bir formalite gibi görülür; taraflar dosyayı asıl davada kuracaklarını düşünerek görüşmeye hazırlıksız gider. Oysa arabuluculuk masası, karşı tarafın savunma çizgisinin ilk kez görüldüğü yerdir ve buradan çıkacak sonuç, sonraki dava stratejisini doğrudan biçimlendirir.
Görüşmeye Gitmeden Önce İhlali Belgeye Bağlamak
Bir sözleşmenin ihlal edildiğini söylemek yetmez; hangi edimin, hangi tarihte, hangi ölçüde yerine getirilmediğinin gösterilmesi gerekir. Bu nedenle görüşme öncesinde sözleşme metni, ek protokoller, sipariş ve teslim kayıtları, fatura ve ödeme hareketleri ile taraflar arasındaki yazışmalar tek bir kronoloji üzerinde birleştirilmelidir. Kronoloji, hem karşı tarafa hem arabulucuya iddianın somut olduğunu gösterir.
Zararı Hesaplanabilir Kılmak
- Doğrudan zarar kalemleri, dayandığı belgeyle birlikte tek tek listelenir.
- Sözleşmede kararlaştırılmış bir ceza koşulu varsa metindeki şartların gerçekleşip gerçekleşmediği not edilir.
- Temerrüde düşüldüğü iddia ediliyorsa bunu doğuran ihtar ve bildirimler ayrı bir başlıkta toplanır.
- Mahrum kalınan kazanç ileri sürülecekse dayanağı yalnızca beyan değil, geçmiş dönem kayıtları olmalıdır.
Davet ve Bildirimin Geç Ulaşması
Arabuluculuk sürecinin en kırılgan noktası tarafa ulaşma aşamasıdır. Ticaret sicilindeki veya sözleşmedeki adresin güncel olmaması, tebligat adresi olarak gösterilen yerin fiilen kullanılmaması ya da davetin muhataba geç iletilmesi, tarafın görüşmeye katılmamasına ve süreçle ilgili sonuçların sonradan tartışılmasına yol açar. Bu nedenle sözleşme kurulurken bildirim adresi ve adres değişikliğinin nasıl bildirileceği açıkça düzenlenmeli; uyuşmazlık çıktığında bu hüküm ilk okunan madde olmalıdır.
Son Tutanağın İçeriği Davanın Kaderini Etkiler
Görüşme anlaşmayla sonuçlanmazsa düzenlenen tutanak, sonraki aşamada dosyaya girer. Tutanakta uyuşmazlığın konusunun dar yazılması, sonradan ileri sürülecek taleplerle uyumsuzluk doğurabilir. Bu yüzden görüşme öncesinde talep kalemlerinin tamamı belirlenmeli, kısmi bir konu üzerinden görüşme yapılıp diğer kalemler unutulmamalıdır. Anlaşma sağlanırsa da metnin ne kadar açık yazıldığı, ileride uygulanabilirliğini belirler.
Görüşmeden Davaya Geçerken Kontrol Listesi
- Tutanaktaki uyuşmazlık tanımı ile dava dilekçesindeki talepler karşılaştırılır.
- Görüşmede karşı tarafın ileri sürdüğü savunmalar not edilir ve bunlara karşı delil tamamlanır.
- Zamanaşımı ve hak düşürücü nitelikteki sürelerin durumu yeniden hesaplanır.
- Yetki ve tahkim kaydı bulunup bulunmadığı, dava açılmadan önce son kez kontrol edilir.
Yukarıdaki değerlendirmeler genel niteliktedir. Sözleşmenin tipi, tarafların sıfatı ve tüketici işlemi sayılıp sayılmayacağı süreci baştan değiştirebileceğinden, görüşme davetini aldığınız anda dosyanızı bir hukukçuyla birlikte ele almanız uygun olur.