Sözleşmeye aykırı ya da ayıplı ifa iddiası çoğu ticari uyuşmazlıkta önce müzakere masasına, ardından arabuluculuk sürecine taşınır. TBK ve HMK çerçevesinde yürüyen bu aşamada üretilen belgeler, uzlaşma sağlanmazsa açılacak davanın delil temelini oluşturur. Bu nedenle arabuluculuk, davanın hazırlığından bağımsız bir ara durak gibi görülmemelidir.
Ayıbın Tespiti Zamana Bağlıdır
Ayıp iddiasının kaderini belirleyen ilk unsur, malın veya hizmetin teslim alındıktan sonra gözden geçirilmesi ve tespit edilen aykırılığın karşı tarafa bildirilmesidir. Gizli ayıplar ortaya çıktıklarında bildirilir; açık ayıplarda ise gecikme, ifanın kabul edilmiş sayılması sonucunu doğurabilir. Bu yüzden muayene tarihi, kimin muayene ettiği ve tespitin nasıl kayda geçtiği baştan belgelenmelidir.
Arabuluculuk Masasına Hazırlıklı Gitmek
Arabuluculuk oturumu bir duruşma değildir, ancak hazırlıksız katılım pazarlık gücünü doğrudan düşürür. Masaya taşınması gereken asgari dosya şudur:
- Sözleşme, sipariş formu, teknik şartname ve varsa değişiklik yazışmaları
- Teslim ve kabul tutanakları ile sevk belgeleri
- Ayıbı gösteren fotoğraf, ölçüm veya teknik inceleme çıktıları
- Onarım, iade veya bedel indirimi taleplerini içeren yazışma zinciri
- Zararın hesabı: doğrudan gider, ikame maliyeti ve gecikmeden doğan kayıp kalemleri
Talebin seçimlik haklar arasından hangisine dayandığı da net olmalıdır. Onarım isteyip aynı yazıda sözleşmeden dönmekten söz etmek, karşı tarafa tutarsızlık savunması hazırlar.
Tebligat Gecikmesi Uzlaşmayı da Bozar
İhtarnamenin muhataba geç ulaşması ya da yanlış adrese gönderilmesi iki yönlü zarar verir: bir yandan bildirimin zamanında yapıldığı iddiası zayıflar, diğer yandan arabuluculuk davetinin görülmemesi süreci uzatır. Tüketici ilişkisi bulunan işlemlerde TKHK kapsamındaki başvuru yolları da devreye girdiğinden, yanlış merciye yapılan bildirimin telafisi zaman kaybıyla olur. Bildirimlerin tebliğ tarihini gösteren belgelerle birlikte arşivlenmesi bu riski büyük ölçüde azaltır.
Anlaşma Belgesinin Kendisi de Bir Sonuçtur
Uzlaşma sağlanırsa düzenlenen belgenin edimleri, vadeleri ve aykırılık hâlindeki sonucu açıkça içermesi gerekir. Yuvarlak ifadelerle kapatılan bir anlaşma, kısa süre sonra yeni bir uyuşmazlığa dönüşür.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır; sözleşme tipi ve tarafların sıfatı sonucu değiştirebileceğinden, somut dosyada hukuki destek alınması yararlı olacaktır.