Arabuluculuk çoğu zaman yalnızca bir ön koşul olarak görülür ve toplantıya hazırlıksız gidilir. Oysa bu aşamada ortaya konulan belgeler, karşı tarafın ihlali kabul etme ya da reddetme biçimini belirler ve sonraki davanın çerçevesini şekillendirir. TBK'nın borca aykırılık hükümleri, HMK'nın usul düzeni ve tüketici işlemlerinde TKHK birlikte okunarak ihlalin niteliği baştan tanımlanmalıdır.
İhlali adlandırmadan görüşmeye gitmeyin
Ediminin hiç yerine getirilmemesi, geç yerine getirilmesi veya ayıplı ifa edilmesi farklı sonuçlar doğurur. Talebin aynen ifa mı, dönme mi, bedel indirimi mi yoksa tazminat mı olduğu belirlenmeden yapılan görüşme, karşılıklı genel şikâyetlere dönüşür. Adlandırma yapıldığında hangi belgenin gerekli olduğu da kendiliğinden ortaya çıkar.
Görüşme öncesi hazırlanacak dosya
- Sözleşmenin imzalı son hâli ve varsa ek protokoller
- Edimin ne zaman muaccel olduğunu gösteren teslim, kabul veya fatura kayıtları
- İhtar ve cevap yazışmalarının tarihli dizini
- Zararın hesabını gösteren tablo ve dayanak belgeleri
- Karşı tarafın ihlali kabul ettiği yönündeki yazışmalar
Anlaşma belgesinin yazımı
Anlaşma sağlandığında asıl risk burada başlar. Ödemenin tutarı, tarihi, hangi hesaba yapılacağı ve gecikme hâlinde doğacak sonuç yazılmazsa, belge sonradan yeni bir uyuşmazlığın kaynağı olur. Karşılıklı feragat kapsamının hangi talepleri içerdiği de sınırları çizilerek yazılmalıdır; aksi hâlde tarafların anladığı kapsam farklılaşır.
Usule aykırılığın davaya yansıması
Dava şartı niteliğindeki arabuluculuğa başvurulmadan dava açılması, esas incelenmeden dosyanın usulden kapanmasına yol açar. Başvurunun yanlış tarafa yöneltilmesi, taraf sıfatının hatalı gösterilmesi veya son tutanağın eksik düzenlenmesi de aynı sonucu doğurabilir. Bu nedenle son tutanakta tarafların, uyuşmazlık konusunun ve sonucun doğru yazıldığı toplantı bitmeden kontrol edilmelidir.
Anlaşmama hâlinde kazanılan avantaj
Görüşmede karşı tarafın ileri sürdüğü savunma, dava dilekçesinin hazırlanmasında önemli bir haritadır. Hangi noktayı reddettiği, hangi belgeyi kabul ettiği ve neyi tartışmadığı not edildiğinde, dava aşamasında delil listesi bu eksene göre kurulur ve gereksiz genişlemenin önüne geçilir.
Burada yer alan bilgiler genel niteliktedir ve somut sözleşmenin hükümleriyle birlikte değerlendirilmelidir. Sözleşme metninde yer alan özel şartlar süreci değiştirebileceğinden, görüşme öncesinde profesyonel destek alınması tavsiye edilir.