Kişisel veri uyuşmazlıklarının çoğu, verinin işlenip işlenmediğinden çok işlemenin hukuki dayanağının gösterilip gösterilemediği üzerinde döner. KVKK ve 6698 çerçevesinde açık rızaya dayanıldığı ileri sürülüyorsa, bu rızanın varlığını ve niteliğini ortaya koymak veri sorumlusuna düşer. Bu rehber, silme ve yok etme taleplerinde iki tarafın da hangi kayıtları hazır tutması gerektiğine odaklanır.
Rızanın Varlığını Kim Ortaya Koyar
Açık rıza; belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan bir irade beyanıdır. Dolayısıyla dosyada aranan şey yalnızca bir onay kutusu değil, o onayın hangi metne, hangi tarihte ve hangi kapsamla verildiğidir. Hizmetin sunulması rızaya bağlanmışsa özgür irade unsuru tartışmaya açılır. Bu nedenle metnin sürüm geçmişi, onay anına ait sistem kaydı ve kullanıcıya gösterilen arayüzün o tarihteki hâli belirleyici olur.
Silme Talebinde Başvuru Zinciri
İlgili kişinin izleyeceği sıralama nettir: önce veri sorumlusuna yazılı başvuru, yanıt alınamaz ya da yanıt yetersiz kalırsa Kurula şikâyet. Bu zincirin atlanması, şikâyetin esasa girilmeden değerlendirilmesine yol açabilir. Başvurunun tarihini ve içeriğini kanıtlayacak biçimde yapılması; talebin hangi veriye, hangi kanaldaki kayda ilişkin olduğunun açıkça yazılması gerekir. Genel ifadelerle yapılan başvurular, veri sorumlusuna kapsamı daraltma imkânı verir.
Veri Sorumlusu Tarafında Belge Düzeni
- Kişisel veri işleme envanteri ile saklama ve imha politikası
- Aydınlatma metinlerinin tarihli sürümleri
- Rıza kayıtlarının zaman damgalı sistem logları
- İmha işlemine ilişkin tutanaklar ve periyodik imha kayıtları
- Yurt dışına aktarım varsa buna dayanak oluşturan belgeler
Silme talebi karşılansa bile, verinin yedeklerde ve iş ortaklarında kalması sık rastlanan bir eksikliktir. Talebin aktarım yapılan üçüncü taraflara da iletildiğinin belgelenmesi beklenir.
Talep Reddedilirse Ne Yapılır
Ret gerekçesi genellikle başka bir hukuki yükümlülük nedeniyle saklama zorunluluğuna dayandırılır. Bu savunmaya karşı, saklama süresinin dayanağının ve o sürenin dolup dolmadığının sorgulanması gerekir. Verinin bir kısmı için saklama zorunluluğu bulunması, tamamının muhafazasını meşrulaştırmaz; talep bu nedenle veri kategorisi bazında ayrıştırılmalıdır.
Kapanış
Buradaki değerlendirmeler genel bilgilendirme amacı taşır. İşleme faaliyetinin niteliği ve sektörel düzenlemeler sonucu etkileyebileceğinden, somut süreç için hukuki görüş alınması yerinde olacaktır.