KVKK uygulamasında aydınlatma ile silme talepleri sık sık aynı dosyada karşılaşır: ilgili kişi verisinin silinmesini ister, veri sorumlusu ise işlemenin hukuka uygun olduğunu ve aydınlatmanın yapıldığını savunur. Bu noktada uyuşmazlık maddi hukuktan çok ispata döner. 6698 sayılı Kanun ekseninde, aydınlatmanın belgelenmesi ile silme-yok etme talebinin nasıl kurulacağını ele alıyoruz.
Aydınlatmanın Yapıldığını Kim Gösterir
Aydınlatma, ilgili kişinin ispat etmesi gereken bir olumsuzluk değildir; yükümlülüğün yerine getirildiğini ortaya koyma külfeti veri sorumlusundadır. Bu nedenle uyuşmazlıkta belirleyici olan, metnin varlığı değil hangi anda ve hangi kanalla sunulduğunun kayıtla gösterilebilmesidir. Sonradan sitede yayımlanmış bir metin, verinin toplandığı anda gösterildiğini tek başına kanıtlamaz.
Silme, Yok Etme ve Anonimleştirme Aynı Şey Değil
Talep dilekçesinde bu üç kavramın karıştırılması, cevabın da bulanık gelmesine yol açar. Silme verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez hale getirilmesini, yok etme verinin hiçbir şekilde geri getirilemeyecek biçimde ortadan kaldırılmasını, anonim hale getirme ise verinin kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma sokulmasını ifade eder. Yedekler, log kayıtları ve üçüncü taraf aktarımları için talebin ayrıca dile getirilmesi gerekir.
Başvuru Dosyasını Kurmak
- Verinin hangi ilişkiden doğduğu (üyelik, sözleşme, işe başvuru, kamera kaydı) tek cümleyle tanımlanır.
- İşlemenin dayandırıldığı hukuki sebebin ortadan kalktığı somut olayla gösterilir.
- Talep, veri kategorisi bazında yazılır; genel bir tüm verilerim ifadesi yerine kalem kalem sayılır.
- Yedek ortamlar ve aktarım yapılan üçüncü kişiler bakımından da işlem yapılması istenir.
- Başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı an, tebligat veya sistem kaydıyla sabitlenir.
Cevap Beklenirken İşleyen Süre
İlgili kişinin veri sorumlusuna başvurusu, Kurula şikâyet yolu bakımından ön koşuldur. Cevabın gelmesi ya da cevapsız kalması ile şikâyet süresi işlemeye başlar. Uygulamada hak kaybı, cevabın yetersiz görülüp yazışmanın karşılıklı olarak uzatılması sırasında doğar: ek yazışmalar süreyi yeniden başlatmaz. Bu nedenle başvuru tarihi, cevap tarihi ve cevapsız kalma anı ayrı ayrı kayda geçirilmeli, gün hesabı yürürlükteki metinden doğrulanmalıdır.
Sık Görülen Belgeleme Hataları
- Başvurunun kimliği doğrulanabilir bir kanaldan yapılmaması
- Talebin yalnızca çağrı merkezi görüşmesiyle iletilmesi
- Cevap yazısının ekleriyle birlikte saklanmaması
- Aynı veri için hem silme hem düzeltme talebinin birbirine karıştırılması
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır. Veri kategorisi, işlemenin dayanağı ve sektöre özgü saklama yükümlülükleri sonucu değiştirebileceğinden, başvuru öncesinde dosyanın hukuki değerlendirmeye tabi tutulması önerilir.