VERBİS kaydı, çoğu veri sorumlusu için yalnızca bir bildirim yükümlülüğü olarak görülür. Oysa bir kurul şikâyeti gündeme geldiğinde bu kayıt, işleme faaliyetlerinin beyan edilmiş hâlini gösteren ilk belgeye dönüşür ve savunmanın ya dayanağı ya da en zayıf noktası olur.
VERBİS Kaydı Neden Bir Savunma Belgesidir
Sicile bildirilen veri kategorileri, işleme amaçları, aktarım alıcı grupları ve saklama süreleri, incelemede fiilî durumla karşılaştırılır. Kayıtta yer almayan bir işleme faaliyeti fiilen yürütülüyorsa, bu tek başına açıklanması gereken bir tutarsızlık doğurur. Aynı şekilde saklama süresi dolduğu hâlde silinmemiş veriler, imha politikasının uygulanmadığını gösterir. Bu nedenle sicil kaydı, aydınlatma metinleri, işleme envanteri ve saklama-imha politikası birbiriyle uyumlu tutulmalıdır.
Önce Veri Sorumlusuna Başvuru Şartı
6698 sayılı Kanun, ilgili kişinin doğrudan Kurula gitmesine kural olarak izin vermez. Önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılır; veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Başvuru reddedilir, verilen cevap yetersiz bulunur veya süresinde cevap verilmezse, ilgili kişi cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir. Bu şart yerine getirilmeden yapılan şikâyet işleme alınmayabilir.
Şikâyet Dilekçesinde Aranan Unsurlar
- Başvurucunun kimlik ve iletişim bilgileri ile veri sorumlusunun tam unvanı.
- Veri sorumlusuna yapılan ilk başvurunun tarihi ve tebliğ belgesi.
- Alınan cevabın örneği veya cevapsız kaldığına ilişkin açıklama.
- İhlal edildiği ileri sürülen hakkın somut olarak tanımlanması.
- Talep edilen sonucun açıkça yazılması: silme, düzeltme, aktarımın durdurulması veya bilgilendirme.
Yaptırım Kararı Sonrasındaki Yol
Kurulun verdiği kararlar, veri sorumlusu bakımından yerine getirme yükümlülüğü doğurur ve tanınan süre içinde uyulmaması ayrı bir yaptırım sebebidir. İdari para cezasına karşı başvurulacak merci ve süre, mevzuatta yapılan değişikliklerle güncellendiğinden, karar tebliğ edildiğinde tebligat metninde gösterilen başvuru yolu ve süresi esas alınmalıdır. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik kaldırma talepleriyle KVKK başvurularının farklı süreçler olduğu da göz ardı edilmemelidir.
Genel Uyarı
Yukarıdaki anlatım tanıtıcı niteliktedir. Veri sorumlusunun büyüklüğü, işleme faaliyetinin türü ve ihlalin kapsamı değiştikçe yükümlülükler de değişir; sicil ve politika belgelerinizi bir hukukçuyla birlikte gözden geçirmeniz yararlı olacaktır.