KVKK kapsamında ilgili kişinin hak arama yolu, doğrudan Kurul'a şikayetle değil, veri sorumlusuna yapılan başvuruyla açılır. Bu ön adım atlanırsa şikayet, esası hiç incelenmeden usulden reddedilir. VERBİS kayıtları ise bu adımın kime yöneltileceğini bulmanın en pratik yoludur.
VERBİS neden başvurunun ilk durağıdır
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi, kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumlularının irtibat kişisi, veri kategorileri, aktarım yapılan taraflar ve saklama süreleri gibi bilgilerini gösterir. Başvuru yapılacak tüzel kişinin doğru unvanını, iletişim adresini ve verinin hangi amaçla işlendiğine dair beyanını buradan görmek, dilekçenin isabetini artırır. VERBİS beyanı ile fiilî uygulama arasındaki tutarsızlık da başlı başına bir dayanak oluşturabilir.
Başvurunun şekli ve içeriği
- Yazılı olarak veya Kurul'un belirlediği elektronik yöntemlerle yapılması
- Ad, soyad, imza ve iletişim bilgilerinin eksiksiz yer alması
- Talebin hangi hakka dayandığının açıkça yazılması (bilgi talebi, düzeltme, silme, aktarımın bildirilmesi, itiraz)
- Talebi destekleyen bilgi ve belgelerin eklenmesi
- Gönderim yönteminin ispatlanabilir olması
Süre mimarisi: 30 gün ve 60 gün
Veri sorumlusu, talebi niteliğine göre en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür. Başvurunun reddedilmesi, verilen yanıtın yetersiz bulunması veya hiç yanıt verilmemesi hâlinde ilgili kişi, yanıtı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul'a şikayette bulunabilir. Bu iki süre birlikte işler: yanıt hiç gelmese bile altmış günlük dış sınır dolduğunda şikayet hakkı düşer. Uygulamadaki en yaygın kayıp, yanıt beklerken altmış günün sessizce geçmesidir.
Takvimi kaybetmemek için
- Başvurunun gönderim tarihi ve teslim kaydı ilk günden dosyaya işlenir.
- Otuzuncu gün için ara kontrol notu konur; yanıt gelmezse dilekçe hazırlığı başlatılır.
- Gelen yanıt kısmen olumluysa hangi talebin karşılanmadığı madde madde işaretlenir.
- Altmışıncı günden birkaç gün önce şikayet dosyası tamamlanmış olur.
- Aynı olayda tazminat veya ceza yolu gerekiyorsa bunların takvimi ayrıca kurulur.
Şikayet dışındaki paralel yollar
KVKK yolu, uğranılan zararın tazminini talep etme hakkını ortadan kaldırmaz; genel hükümlere göre açılacak tazminat davası ayrı bir kanaldır. Yayın yoluyla erişilebilir hale gelmiş içerikler bakımından 5651 sayılı Kanun çerçevesindeki talepler de bağımsız olarak değerlendirilir. Bu yolların her birinin kendi mercii ve kendi süresi olduğu için, tek bir dosyada birleştirilmeye çalışılması gecikmeye yol açar.
Buradaki açıklamalar bilgilendirme niteliğindedir. Verinin türü, işleme dayanağı ve veri sorumlusunun yapısı sonucu etkileyebileceğinden, başvuru metninin somut olaya göre kurgulanması ve gerekiyorsa hukuki destek alınması önerilir.