Veri sorumluları için VERBİS kaydı, çoğu zaman bir kere yapılıp unutulan idari bir işlem gibi görülür. Oysa bir şikâyet ya da inceleme gündeme geldiğinde ilk karşılaştırma genellikle şurada yapılır: kayıtta beyan edilen tablo ile fiilen yürütülen işleme faaliyeti ve imha uygulaması birbirini tutuyor mu? 6698 sayılı KVKK ve 5651 sayılı Kanun çerçevesinde bu yazı, beyan ile uygulama arasındaki farkın nasıl kapatılacağını ele alıyor.
Beyan ile Fiili Durum Arasındaki Makas
Kaydın yapıldığı tarihten sonra yeni bir yazılım devreye alınmış, yeni bir tedarikçiye aktarım başlamış ya da yeni bir veri kategorisi toplanmaya başlanmış olabilir. Bu değişiklikler kayda yansıtılmadığında, beyan edilen amaç ve saklama süreleriyle uyumsuz bir tablo ortaya çıkar. Bu nedenle envanterin, sözleşme ve sistem değişikliklerini takip eden düzenli bir gözden geçirme takvimine bağlanması gerekir.
Saklama ve İmha Politikasının Belge Değeri
- Her veri kategorisi için saklama süresinin dayanağının gösterilmesi
- Sürenin dolması halinde uygulanacak yöntemin belirlenmesi
- Periyodik imha işlemlerinin tutanakla kayıt altına alınması
- Yedek ortamlar ve günlük kayıtları bakımından ayrı bir uygulama tanımlanması
- Aktarım yapılan taraflara imha talimatının iletilme usulünün yazılması
Politikanın yazılı olması tek başına yeterli değildir; uygulandığını gösteren periyodik tutanaklar bulunmadığında, metin kâğıt üzerinde kalmış sayılabilir.
İlgili Kişi Başvurusu Geldiğinde İşleyen Süreç
Silme talebine cevap verilirken, verinin hangi sistemlerde bulunduğunun envanter üzerinden hızlıca tespit edilebilmesi gerekir. Cevap yazısında hangi verinin silindiği, hangisinin hukuki yükümlülük nedeniyle saklandığı ve bu saklamanın dayanağı ayrı ayrı açıklanmalıdır. Gerekçesiz bir ret ya da soyut ifadelerle verilen cevap, uyuşmazlığı bir üst aşamaya taşıyan en yaygın nedendir.
Süre Riskinin İki Yönü
Süre baskısı burada karşılıklı işler. Veri sorumlusu bakımından, başvuruya kanunda öngörülen süre içinde cevap verilmemesi başlı başına bir eksiklik oluşturur. İlgili kişi bakımından ise cevabın alınmasından ya da sürenin dolmasından sonra şikâyet için tanınan pencere sınırlıdır. Bu nedenle başvuruların kaydedildiği, cevap tarihlerinin izlendiği bir takip listesi tutulması her iki taraf için de koruyucudur.
Denetime Hazırlık Kontrolü
Bir inceleme başladığında istenen belgeler genellikle aynı başlıklardan oluşur: envanter, politika, aydınlatma metinleri, aktarım sözleşmeleri, teknik ve idari tedbir kayıtları ile imha tutanakları. Bu belgelerin tek bir dosyada güncel biçimde tutulması, kısa cevap süreleri içinde eksiksiz sunum yapabilmenin en pratik yoludur.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Faaliyet alanı, işlenen veri kategorileri ve kullanılan sistemler yükümlülüklerin kapsamını değiştirebileceğinden, uyum çalışmanızın bir hukukçu eşliğinde yürütülmesi önerilir.