Kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi talebi, çoğu zaman aydınlatma metniyle verilen bilginin gerçekle örtüşmediğinin fark edilmesiyle gündeme gelir. KVKK sisteminde bu talep doğrudan Kurula değil, önce veri sorumlusuna yöneltilir. Aşağıda 6698 sayılı Kanun çerçevesinde başvuru zincirinin nasıl kurulacağı ve yanıt gecikmesinin nasıl yönetileceği açıklanmaktadır.
Aydınlatma Metni Neden Başvurunun Dayanağıdır
Aydınlatma metni; verinin hangi amaçla işlendiğini, hukuki sebebini, kimlere aktarıldığını ve saklama süresini gösterir. Silme talebinin gerekçesi genellikle bu metnin içinden çıkar: işleme amacının ortadan kalkması, açık rızanın geri alınması ya da bildirilen saklama süresinin dolması. Bu nedenle başvuru hazırlanırken önce ilgili kuruluşun yayımladığı aydınlatma metni ve varsa saklama ve imha politikası incelenmelidir.
Başvuruyu Belgelenebilir Hâle Getirmek
Başvurunun içeriği kadar, yapıldığının ispatı da önemlidir. Uygulamada şu unsurlar aranır:
- Başvuranın kimliğini tespit etmeye yarayan bilgiler
- Talebin konusu ve dayandığı sebep
- Hangi veri kategorisinin silinmesinin istendiği
- Tebligata esas adres veya elektronik posta adresi
- Gönderim tarihini gösteren kayıt: iadeli taahhütlü gönderi, noter ihtarnamesi ya da kayıtlı elektronik posta
Yanıt Gelmezse veya Geç Ulaşırsa
Veri sorumlusunun yanıtı süresinde vermemesi ya da yanıtın adres değişikliği nedeniyle ulaşmaması, sonraki aşamanın takvimini doğrudan etkiler. Bu riski azaltmak için başvuruda iletişim kanalı tek bir adresle sınırlandırılmamalı, gönderi takip numarası ve teslim kaydı dosyada tutulmalıdır. Yanıt olumsuzsa gerekçesi, olumluysa hangi verilerin hangi tarihte imha edildiği yazılı olarak istenmelidir.
Kurula Şikâyet Aşamasına Geçerken
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun tarihi ve içeriği belgelenir.
- Alınan yanıt veya yanıt verilmediğine ilişkin durum ortaya konur.
- Şikâyet dilekçesinde ihlalin somut sonucu açıklanır; soyut ifadelerden kaçınılır.
- Verinin üçüncü kişilere aktarılmış olması hâlinde aktarım zincirinin de silinmesi talep edilir.
- İnternette erişilebilir içerik varsa 5651 kapsamındaki yollar ayrıca değerlendirilir.
Talebin Kapsamını Doğru Çizmek
Silme, yok etme ve anonim hâle getirme farklı sonuçlar doğurur. Ayrıca bazı verilerin mevzuattan doğan saklama yükümlülüğü nedeniyle silinemeyeceği; buna karşılık işlenmesinin sınırlandırılabileceği durumlar vardır. Talep metninde bu ayrımın yapılması, yanıtın kapsamlı ve denetlenebilir olmasını sağlar. Geniş ve belirsiz talepler ise çoğunlukla genel bir ret yazısıyla karşılanır.
Yukarıdaki açıklamalar genel bilgi niteliğindedir. Veri kategorisi, işleme amacı ve sektöre özgü düzenlemeler süreci değiştirebileceğinden, başvuru metninin somut olaya göre hazırlanması önerilir.