Aydınlatma yükümlülüğü, çoğu kurumda sitenin alt bölümüne yerleştirilmiş bir metinden ibaret sanılır; oysa 6698 sayılı KVKK bakımından bu metin, işleme faaliyetinin hukuki haritasıdır. Verilerin yurt dışındaki bir altyapıya aktarıldığı hâllerde ise aydınlatmanın kapsamı, ilgili kişinin başvurusunda ilk sorgulanacak unsur hâline gelir.
Metni İşleme Faaliyetiyle Karşılaştırmak
Aydınlatma metni tek başına değerlendirilmez; fiilen yapılan işlemeyle karşılaştırılır. Sitede kullanılan analiz ve pazarlama araçları, sohbet altyapıları ve bulut hizmetleri metinde sayılan alıcı gruplarıyla örtüşüyor mu sorusu, denetimin çıkış noktasıdır. 5651 sayılı Kanun kapsamında tutulan trafik kayıtlarının nerede saklandığı da bu karşılaştırmaya dâhil edilmelidir.
Aydınlatmada Aranan Unsurlar
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği
- İşleme amaçlarının somut biçimde sayılması
- Aktarılan alıcı gruplarının ve aktarım amacının belirtilmesi
- Toplama yöntemi ve dayanılan hukuki sebep
- İlgili kişinin hangi haklara sahip olduğu ve nasıl kullanacağı
Bu unsurların hepsi tek bir genel cümleye sıkıştırıldığında, metin biçimsel olarak var olsa da içerik yönünden eksik kabul edilebilir.
Yurt Dışı Aktarımda Zeminin Gösterilmesi
Aktarımın hangi mekanizmaya dayandığı, aydınlatmanın en sık eksik bırakılan bölümüdür. Açık rızaya dayanıldığı belirtiliyorsa, rızanın diğer işleme faaliyetlerinden ayrı ve özgür iradeyle alınıp alınmadığı sorgulanır; hizmet almanın rıza vermeye bağlandığı kurgular bu noktada tartışmalıdır. Aktarımın rıza dışındaki bir mekanizmaya dayandığı belirtiliyorsa, buna ilişkin belgenin varlığı başvuruyla istenebilir.
Başvurudan Şikâyete Giden Hat
İlgili kişi önce veri sorumlusuna başvurur; verilen cevap yetersizse ya da cevap verilmezse Kuruma şikâyet yolu açılır. Bu aşamada başvuru metninin kendisi delildir: hangi soruların sorulduğu, hangilerinin cevapsız kaldığı ve cevabın hangi tarihte geldiği şikâyetin omurgasını oluşturur. Başvurunun iletildiği kanalın kayıt bırakan bir yöntem olması, sonradan doğacak tebligat ve tarih tartışmasını baştan önler.
Düzeltme Taahhüdü ile Süreci Sürdürme Arasında
Veri sorumlusu çoğu zaman metni güncelleyeceğini bildirir. Bu bildirim yeterli görülmeden önce iki şey kontrol edilmelidir: güncellemenin geçmiş dönemdeki işlemeye etkisi ve aktarımın fiilen durdurulup durdurulmadığı. Yalnızca metni değiştirmek, geçmişte hukuki zemini kurulmadan yapılan aktarımı geriye dönük olarak meşru kılmaz. Yargı yoluna gidilecekse, idari süreçteki yazışmaların tamamının dosyaya alınması gerekir.
Buradaki değerlendirmeler genel niteliktedir. Kullanılan altyapılar ve veri akışı kurumdan kuruma değiştiği için, kendi dosyanızda hangi adımın öncelikli olduğu ancak somut belgeler incelenerek belirlenebilir.