Veri sorumluları için VERBİS kaydı bir formalite değil, işleme faaliyetinin envanterle uyumlu biçimde beyan edilmesi anlamına gelir. KVKK ve 6698 sayılı Kanun ile 5651 sayılı Kanun’un saklama yükümlülükleri bir arada değerlendirildiğinde, en sık karşılaşılan çelişki şudur: bir yandan verinin silinmesi talep edilirken, diğer yandan mevzuat belirli kayıtların saklanmasını zorunlu kılar. Bu rehber, silme ve yok etme taleplerinde izlenecek adımları ve idari sürecin nasıl yönetileceğini ele alır.
Envanter ile Beyan Arasındaki Boşluk
VERBİS beyanı, kişisel veri işleme envanterinden üretilir. Uygulamada beyan bir kez yapılıp güncellenmediğinde; yeni eklenen bir yazılım, yeni bir aktarım alıcısı veya değişen saklama süresi beyana yansımaz. Denetimde ilk sorulan husus tam olarak budur. Bu nedenle envanterde her veri kategorisi için işleme amacı, hukuki sebep, saklama süresi ve imha yöntemi ayrı ayrı yazılmalıdır.
Silme Talebi Geldiğinde Karar Ağacı
- Talep sahibinin kimliği doğrulanır; doğrulanmadan işlem yapılması yeni bir ihlal doğurur.
- İlgili verinin hangi hukuki sebeple işlendiği belirlenir.
- Açık rızaya dayanan işleme ise rızanın geri alınmasının sonuçları uygulanır.
- Kanunen saklanması zorunlu veriler ayrıştırılır ve talep bu yönüyle gerekçeli olarak karşılanmaz.
- Yapılan işlem, yöntemi ve tarihi ile birlikte imha tutanağına bağlanır.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hâle Getirme Ayrımı
- Silme: verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve kullanılamaz hâle getirilmesi
- Yok etme: verinin hiçbir şekilde geri getirilemeyecek biçimde ortadan kaldırılması
- Anonim hâle getirme: verinin kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilmesi
Yedeklerdeki kopyalar unutulduğunda talep fiilen yerine getirilmemiş sayılır; bu nedenle yedek ortamlara ilişkin ayrı bir prosedür tanımlanmalıdır.
Kurul Sürecinde Savunma Hazırlığı
Şikâyet üzerine bilgi ve belge istendiğinde verilecek yanıtın süresi ve kapsamı önemlidir. Yanıtta yalnızca “talep karşılandı” denmesi yeterli değildir; envanter kaydı, imha tutanağı, politika metni ve teknik tedbirlerin listesi birlikte sunulmalıdır. Kurul kararına karşı başvurulacak yargı yolu ve süresi, karar metninde gösterilen bilgiye ve yürürlükteki güncel düzenlemeye göre belirlenmelidir; bu husus varsayıma bırakılmamalıdır.
İdari Süreçte Uzlaşmacı Tutumun Değeri
Eksikliğin denetim sırasında giderilmesi, sürecin seyrini etkileyebilecek bir davranıştır. Beyanın güncellenmesi, politika metninin yayımlanması ve ilgili kişiye geriye dönük bilgilendirme yapılması, ihtilafı yargı aşamasına taşımadan kapatma imkânı doğurabilir. Buna karşılık ihlal sistemikse ve çok sayıda ilgili kişiyi etkiliyorsa, savunmanın baştan yargılama beklentisiyle kurulması gerekir.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; veri sorumlusunun büyüklüğü, işleme faaliyetinin niteliği ve talebin kapsamı yükümlülükleri değiştirdiğinden, uygulamaya geçmeden önce hukuki değerlendirme alınması uygun olur.