Kişisel verilere ilişkin uyuşmazlıklarda süreç, çoğu zaman doğrudan şikâyetle değil, veri sorumlusuna yapılan bir başvuruyla başlar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve 5651 sayılı Kanun'un birlikte gündeme geldiği dosyalarda, bu ilk adımın atlanması şikâyetin esasa girilmeden değerlendirilmesine yol açar.
VERBİS kaydı ile envanter aynı şey değil
Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt yükümlülüğü, Kurul kararlarıyla belirlenen ölçütlere göre bazı veri sorumluları bakımından aranmayabilir. Ancak kayıt yükümlülüğünün bulunmaması, kişisel veri işleme envanteri, aydınlatma metni, saklama ve imha politikası gibi yükümlülükleri ortadan kaldırmaz. Uygulamada en sık görülen hata, VERBİS kaydı yapılmış olmasının uyum sürecinin tamamlandığı anlamına geldiğinin varsayılmasıdır; oysa sicildeki beyanla fiilî işleme faaliyeti arasındaki tutarsızlık başlı başına bir inceleme konusudur.
İlgili kişi için başvuru zinciri
- Talep, veri sorumlusuna Kanun'un öngördüğü yöntemlerden biriyle ve kimliği doğrulanabilir şekilde iletilir.
- Veri sorumlusunun cevap vermesi için Kanun'da otuz günlük bir süre öngörülmüştür.
- Cevap yetersizse ya da süresinde cevap verilmezse Kurula şikâyet yolu açılır.
- Şikâyet için Kanun, cevaba bağlı kısa bir süre ile başvuru tarihinden itibaren işleyen altı aylık üst sınır öngörür.
- Kurul kararına karşı idari yargı yolu ayrıca değerlendirilir.
Bu zincirde en kritik nokta, veri sorumlusuna başvurunun tarihini ve içeriğini ispatlayabilmektir; bu nedenle iletim yönteminin kayıt bırakan bir kanal olması tercih edilir.
Veri sorumlusunun cevap dosyası
- Talebin hangi kişisel veriye ilişkin olduğunun tespiti
- İşlemenin dayandığı hukuki sebebin gösterilmesi
- Aktarım yapılmışsa alıcı gruplarının belirtilmesi
- Silme, yok etme veya anonim hâle getirme talebinde uygulanan yöntem
- Saklama süresinin dayanağı ve varsa mevzuattan doğan zorunluluk
Usul kaynaklı ret sebepleri
Başvurunun kimliği doğrulanamayacak biçimde yapılması, talebin konusunun somutlaştırılmaması, doğrudan Kurula gidilerek ön başvuru aşamasının atlanması ve altı aylık üst sınırın kaçırılması en sık karşılaşılan usul engelleridir. Veri sorumlusu tarafında ise cevabın geç verilmesi, cevapta hukuki sebebin hiç gösterilmemesi ve talebin bir kısmının sessizce yanıtsız bırakılması risk oluşturur.
İçeriğin yayılması hâlinde ek hat
Kişisel veri aynı zamanda internette yayımlanmışsa, 5651 sayılı Kanun kapsamında içeriğin çıkarılması veya erişimin engellenmesi talebi ayrı bir usulle ve ayrı bir mercide yürütülür. Bu hat, KVKK sürecinden bağımsız işlediği için ikisinin eş zamanlı planlanması zaman kazandırır.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; veri sorumlusunun niteliği ve talebin konusu izlenecek adımları değiştirebilir. Süreler görece kısa olduğundan, başvuru metnini göndermeden önce hukuki değerlendirme almanız yerinde olur.