Veri sorumluları bakımından VERBİS yükümlülükleri, çoğu zaman idari para cezası tebliğ edildiğinde gündeme gelir. KVKK ve 6698 sayılı Kanun kapsamında verilen yaptırımlara karşı yapılacak itirazda belirleyici olan iki nokta vardır: hangi mercie başvurulacağı ve sürenin ne zaman başladığı. Bu iki noktadaki hata, cezaya ilişkin esaslı savunmanın hiç incelenmemesi sonucunu doğurur.
Kanun Yolu Bilgisini Kararın Kendisinden Okumak
Kişisel verilerin korunması alanında idari yaptırımlara karşı başvurulacak merci, mevzuat değişikliklerine konu olmuş bir başlıktır. Bu nedenle genel bir kabulle hareket etmek yerine, tebliğ edilen kararın altında yer alan kanun yolu ve süre bilgisi ile başvuru tarihinde yürürlükte olan düzenleme birlikte kontrol edilmelidir. Kararda gösterilen mercinin hatalı olduğu düşünülse dahi, sürenin korunması için atılacak adım önceden planlanmalıdır.
Tebligatın Kendisini Denetlemek
Süre tartışmasının temelinde çoğu zaman tebligat vardır. Tüzel kişilerde kayıtlı elektronik posta adresine yapılan tebligatın hangi anda yapılmış sayılacağı, kâğıt tebligatta ise tebliğ şerhinin kime yapıldığı ayrı ayrı incelenmelidir. Şirket adres değişikliği, şube adresine yapılan tebligat ve yetkisiz kişiye teslim gibi durumlar usulsüz tebligat iddiasının dayanağını oluşturabilir.
İtiraz Dilekçesinin İki Katmanı
- Usul katmanı: yetki, tebligat, savunma hakkının kullandırılıp kullandırılmadığı, inceleme sürecinin işleyişi
- Esas katmanı: veri işleme faaliyetinin hukuki sebebi, aydınlatma ve açık rıza uygulamaları, kayıt yükümlülüğünün kapsamı
- Yaptırımın ölçüsü: fiilin ağırlığı, ihlalin süresi ve giderilmesi için alınan önlemlerin gösterilmesi
- Yükümlülük kapsamı: veri sorumlusunun kayıt yükümlülüğünden istisna tutulup tutulmadığına ilişkin değerlendirme
Yükümlülük Kapsamı Tartışması
Kayıt yükümlülüğünün kapsamı, çalışan sayısı ve faaliyet konusu gibi ölçütlere göre belirlenen istisnalarla sınırlanabilmektedir. Bu istisnaların içeriği zaman içinde güncellendiğinden, ihlal tarihinde geçerli olan düzenlemenin esas alınması gerekir. Savunmada, ihlal tarihi ile inceleme tarihinin farklı olabileceği ve uygulanacak kuralın ihlal tarihine göre belirleneceği ayrıca vurgulanmalıdır.
Başvuru Sonrası Süreci Yönetmek
- Ceza tebliğ tarihinin ve varsa erken ödeme indiriminden yararlanma süresinin ayrı ayrı hesaplanması
- İtiraz yolunun kullanılmasının ödeme yükümlülüğüne etkisinin önceden netleştirilmesi
- Kurul dosyasındaki yazışmaların ve verilen cevapların eksiksiz biçimde dosyaya eklenmesi
- Eksikliklerin giderilmesine yönelik atılan somut adımların belgelenmesi
- Aleyhe sonuç hâlinde bir üst kanun yoluna ilişkin süre ve merciin baştan belirlenmesi
Burada yer alan açıklamalar genel niteliktedir ve her yaptırım kararı kendi inceleme dosyası üzerinden değerlendirilmelidir. Mercii ve süre bakımından mevzuatın güncel hâlinin teyidi gerektiğinden, itiraz öncesinde hukuki destek alınması hak kaybını önlemeye yardımcı olur.