Kişisel verilerin korunmasına ilişkin uyuşmazlıklarda süreç, doğrudan Kurula yapılan bir şikayetle değil, veri sorumlusuna yöneltilen yazılı başvuruyla başlar. 6698 sayılı KVKK'nın kurduğu bu iki aşamalı yapı atlandığında, şikayet esasa girilmeden usulden değerlendirilir.
İki Aşamalı Yapının Mantığı
Kanun, ilgili kişinin talebini önce veri sorumlusuna iletmesini, sorumlunun cevabından veya cevap vermemesinden sonra Kurula başvurulmasını öngörür. Başvuruya en geç otuz gün içinde cevap verilmesi gerekir. Cevabın yetersiz bulunması veya hiç verilmemesi halinde ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikayette bulunabilir. Bu iki sürenin birlikte işlediği, uygulamada en sık gözden kaçan noktadır.
VERBİS Kaydının Başvuruya Etkisi
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi kaydı, bir uyuşmazlıkta ispat kolaylığı sağlar. Sicil kaydında beyan edilen veri kategorileri, işleme amaçları ve saklama süreleri ile şirketin fiili uygulaması arasındaki fark, başvuru dilekçesinde doğrudan gösterilebilecek somut bir veridir. Kayıt yükümlülüğünün kapsamı işletmenin niteliğine ve verilerin türüne göre değiştiğinden, muafiyet iddiası ileri sürülüyorsa dayanağı belgeyle desteklenmelidir.
Başvuru Metnini Güçlendiren Unsurlar
- Talebin hangi hakka dayandığının açıkça yazılması: bilgi talebi, silme, düzeltme veya aktarımın bildirilmesi
- Kimlik doğrulamasına elverişli bilgilerin eklenmesi
- Başvurunun ulaştığı tarihi ispatlayacak bir gönderim yönteminin seçilmesi
- Verinin hangi kanaldan işlendiğine dair somut örnek verilmesi
- Talebin karşılanmaması halinde doğacak zararın belirtilmesi
İdari Yaptırım ile Tazminatın Ayrı Yolları
Kurul incelemesi sonucunda verilebilecek idari yaptırımlar ile ilgili kişinin uğradığı zararın giderilmesi farklı süreçlerdir. Kurul kararı, zararın tazmini için açılacak davada güçlü bir dayanak oluşturabilir; ancak tazminat talebi genel hükümlere göre ayrıca ileri sürülür. Ayrıca hukuka aykırı yayın veya içerik söz konusuysa, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki erişim engelleme yolunun paralel işletilmesi gündeme gelir.
Uzlaşma Zemini ve Karar Anı
Veri sorumluları çoğu zaman şikayet aşamasına geçilmeden verinin silinmesi veya düzeltilmesi yönünde adım atmayı tercih eder. Bu çözüm hızlıdır; ancak silme işleminin yedek sistemlerde ve aktarım yapılan üçüncü taraflarda da gerçekleştiğinin yazılı olarak teyit edilmesi gerekir. Teyit alınamıyorsa, altmış günlük üst sınır dolmadan şikayet yolunun kullanılması daha güvenli bir tercihtir.
Bu içerik veri koruma süreçlerine genel bir bakış sunar. Veri kategorisi ve işleme şartları dosyaya göre değiştiğinden, başvurudan önce metnin hukuki denetimden geçirilmesini öneririz.