Kişisel veri uyuşmazlıklarında idari para cezaları çoğu zaman veri işleme faaliyetinin kendisinden değil, kayıt ve belgeleme yükümlülüklerinin aksatılmasından doğar. 6698 sayılı KVKK çerçevesinde VERBİS kaydı bu yükümlülüklerin en görünür olanıdır; cezanın tebliğinden sonra izlenecek yol ise ayrı bir usul disiplini gerektirir.
Kayıt Yükümlülüğü Kimi Kapsıyor?
VERBİS'e kayıt yükümlülüğü kural olarak veri sorumlularına aittir; ancak Kurul, çalışan sayısı, yıllık mali bilanço büyüklüğü ve faaliyetin niteliği gibi ölçütlere göre istisnalar belirlemiştir. Bu ölçütler zaman içinde güncellendiğinden, muafiyet değerlendirmesi güncel Kurul kararları üzerinden yapılmalıdır. Sağlık verisi, biyometrik veri ya da benzeri özel nitelikli veri işleyen yapılar bakımından istisna kapsamı daralır.
Kayıt ile Envanterin Tutarlılığı
Denetimlerde sorun genellikle kaydın hiç yapılmamış olmasından değil, VERBİS bildirimi ile kişisel veri işleme envanterinin birbirini tutmamasından çıkar. Aşağıdaki başlıkların birbirine karşı kontrol edilmesi gerekir:
- Bildirilen veri kategorileri ile fiilen toplanan alanlar
- Beyan edilen saklama süreleri ile imha politikasındaki süreler
- Aktarım yapılan taraflar ile sözleşmelerdeki taraf listesi
- Alınan teknik ve idari tedbirlerin gerçekten uygulanıp uygulanmadığı
- İrtibat kişisinin güncelliği ve tebligata elverişli iletişim bilgisi
Tebligat Sonrası İlk Kontrol: Tarih ve Muhatap
Tebligatın kime, hangi adrese ve hangi tarihte yapıldığı, itiraz süresinin başlangıcını belirler. Tüzel kişiler bakımından elektronik tebligat adresine yapılan bildirimlerin izlenmemesi, uygulamada en sık rastlanan hak kaybı sebebidir. Tebliğ evrakının aslı, zarfı ve varsa elektronik tebligat ekranı dosyaya alınmalı; süre hesabı bu belge üzerinden yapılmalıdır.
İtirazda Doğru Mercii Belirlemek
Kanun kapsamında verilen idari para cezalarına karşı gidilecek yargı yolu, düzenlemelerdeki değişiklikler nedeniyle geçmişte farklılık göstermiştir. Bu nedenle merci, karar tarihinde yürürlükte olan hükme göre belirlenmeli; karar metnindeki kanun yolu bilgisi de kontrol edilmelidir. Yanlış mercie yapılan başvuru, süre içinde yapılmış olsa dahi görev yönünden reddedilir ve çoğu zaman ikinci bir başvuru için süre kalmaz. Karar metninde kanun yolu ve süre gösterilmemişse bu durum ayrıca ileri sürülebilir.
İtiraz Dilekçesinin Kurgusu
- Usule ilişkin itirazlar önce: yetki, süre, tebligat ve savunma hakkına ilişkin eksiklikler.
- Sonra esasa ilişkin itirazlar: yükümlülüğün kapsam dışı olduğu ya da fiilin gerçekleşmediği iddiası.
- Son olarak yaptırımın ölçüsüne yönelik itirazlar: kusurun ağırlığı, ihlalin süresi ve giderim çabaları.
- Her başlık için dayanılan belgenin dilekçede numaralandırılarak gösterilmesi.
Kurum yapısı, işlenen verinin niteliği ve denetimin kapsamı sonucu değiştirir. Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme amaçlıdır; ceza tutarı yüksekse veya birden fazla yükümlülük ihlali birlikte değerlendirilmişse, itiraz dilekçesinin hazırlanmasında hukuki destek alınması yerinde olur.